Sites consacrés à la correspondance professionnelle - CUY?
Ce différend sera réglé par la mise en conformité et une nouvelle rédaction de ...
Quel est le point commun entre une entreprise, une administration et une ...
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Dag van het Frans
eerste graad
tweede en derde graad bso-tso
FAQ correspondance administrative et commerciale en français
Prof. dr. Dominique Markey
KU Leuven Campus Kortrijk
woensdag 16 april 2008
Correspondance professionnelle et messagerie électronique en français
Bibliographie sélective et conseils rédactionnels
Document mis à jour le 13 avril 2008
© Pre Dominique Markey
Faculté des Sciences économiques appliquées, Université dAnvers
HYPERLINK "mailto:dominique.markey@ua.ac.be" dominique.markey@ua.ac.be
Faculté de Droit, Université catholique de Bruxelles (KU Brussel)
HYPERLINK "mailto:dominique.markey@hubrussel.be" dominique.markey@hubrussel.be
I Sites consacrés à la correspondance professionnelle et à la messagerie électronique
en français 2
II La présentation de la lettre selon la norme NBN Z 01-002 (2003) et les
nouvelles tendances en matière de frappe et de classification de documents 20
III Observations sur la présentation dune note interne 31
IV Observations sur la présentation et la rédaction d'un courriel 33
V Listes de contrôle pour évaluer leffectivité de vos lettres et courriels 39
VI Exemples de courriels (in)efficaces 46
I Sites consacrés à la correspondance professionnelle et à la messagerie électronique en français
Bibliographie Internet sélective
La présentation de la lettre
1.1 En Belgique
Présentation de documents commerciaux et administratifs selon la norme NBN Z01-002 (2003)
HYPERLINK "http://www.cuy.be/orthotypo/NORMES_D.pdf" http://www.cuy.be/orthotypo/NORMES_D.pdf
Guide pour la présentation dune lettre selon la norme NBN Z 01-002 (2003). Document préparé pour la formation de professeurs de lenseignement secondaire en Communauté française de Belgique. Plutôt complet, mais modèles selon lancien style.
De Belgische briefnormen
HYPERLINK "http://www.vvzc.be/Briefnormen.pdf" http://www.vvzc.be/Briefnormen.pdf
Guide pour la présentation dune lettre selon la norme NBN Z 01-002 (2003). Auteurs : Paul Callewaert avec la collaboration de Dirk Caluwé.
Brieven schrijven
HYPERLINK "http://www.bwk.kuleuven.ac.be/bwk/intern/Departement/briefschrijvenkul.pdf" http://www.bwk.kuleuven.ac.be/bwk/intern/Departement/briefschrijvenkul.pdf
Document exhaustif sur la norme IBN: NNB Z 01-002, en néerlandais, avec des conseils de rédaction.
Quelle formule de politesse ?
HYPERLINK "http://users.skynet.be/bk340487/mag15/15formulespolitesse.htm" http://users.skynet.be/bk340487/mag15/15formulespolitesse.htm
Formules classiques. Source : Ghislaine Andréani, Encyclopédie pratique de la correspondance , éd Hachette.
La féminisation
HYPERLINK "http://www.cfwb.be/franca/pg026.htm" http://www.cfwb.be/franca/pg026.htm
Site belge du Service de la langue française. Règles de la féminisation ; décret et arrêté ; mise en situation.
Comment écrire les montants ?
HYPERLINK "http://euro.fgov.be/practical/spelling/spelling_01f.htm" http://euro.fgov.be/practical/spelling/spelling_01f.htm
Orthographe deuro et de cent et notation des montants (normes belges et ISO).
Le recommandé électronique
HYPERLINK "http://www.post.be/site/fr/postgroup/press/releases/2003/ppr_CERTIPOST_20030716.html" http://www.post.be/site/fr/postgroup/press/releases/2003/ppr_CERTIPOST_20030716.html
Communiqué de presse sur le recommandé électronique : service par Certipost. Interprétation fort différente de ce qui se fait en France à ce niveau.
1.2 En France
Normes AFNOR NF Z 11-001
HYPERLINK "http://www.boutique.afnor.org/NEL5DetailNormeEnLigne.aspx?&nivCtx=NELZNELZ1A10A101A107&ts=863153&CLE_ART=FA015995" http://www.boutique.afnor.org/NEL5DetailNormeEnLigne.aspx?&nivCtx=NELZNELZ1A10A101A107&ts=863153&CLE_ART=FA015995
Description du contenu de la feuille de norme.
Normes AFNOR NF Z 11-001
HYPERLINK "http://listetypo.free.fr/meron/qualtyp6.pdf" http://listetypo.free.fr/meron/qualtyp6.pdf
Etude critique par Jean Méron, Qualité et typographie. 1999.
Donner du style à vos courriers
HYPERLINK "http://www.nathan.fr/lassistantenbts/fichespratiques/courrier.pdf" http://www.nathan.fr/lassistantenbts/fichespratiques/courrier.pdf
Plaidoyer en faveur de la norme AFNOR NF Z 11-001
Guide pédagogique pour lécriture et la disposition de textes
HYPERLINK "http://ww2.ac-poitiers.fr/ecogest/IMG/pdf/Regles_ecriture.pdf" http://ww2.ac-poitiers.fr/ecogest/IMG/pdf/Regles_ecriture.pdf
De nombreux conseils typographiques et orthographiques utiles pour la rédaction de lettres. Tendance plutôt conservatrice.
Présentation de la lettre
HYPERLINK "http://www.modele-lettre.com/bien-ecrire1.htm" http://www.modele-lettre.com/bien-ecrire1.htm
Petit dossier sur les aspects matériels de la lettre française.
Ladresse postale de qualité
HYPERLINK "http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=138" http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=138
HYPERLINK "http://www.laposte.fr/sna/article.php3?id_article=171" http://www.laposte.fr/sna/article.php3?id_article=171
HYPERLINK "http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=129" http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=129
HYPERLINK "http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=29" http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=29
HYPERLINK "http://www.laposte.fr/sna/article.php3?id_article=170" http://www.laposte.fr/sna/article.php3?id_article=170
HYPERLINK "http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=404" http://www.laposte.fr/courrierinternational/index.php?id=404
HYPERLINK "http://www.optimis-international.com/index.php?id=1615" http://www.optimis-international.com/index.php?id=1615
HYPERLINK "http://www.optimis-international.com/index.php?id=1305" http://www.optimis-international.com/index.php?id=1305
Normes préconisées par La Poste.
Adresse française adresse européenne
HYPERLINK "http://www.laposte.fr/sna/article.php3?id_article=148" http://www.laposte.fr/sna/article.php3?id_article=148
Rapports entre les normes AFNOR 32 et 38 (expérimentale) et la 1e norme européenne N° 14142-1 : « Services postaux - Bases de données dadresses - Partie 1 : Composants des adresses postales » pour la composition de ladresse française
Codes postaux en France
HYPERLINK "http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=59" http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=59
Les lettres : les formules dappel les formules de salutation
HYPERLINK "http://cybercv.ifrance.com/cybercv/lettres.htm" http://cybercv.ifrance.com/cybercv/lettres.htm
Petit dossier plutôt efficace, offrant toutefois des recommandations à la fois modernes (simplification, mentions de certaines données) et classiques (protocole). Offre aussi quelques lettres types en rapport avec des problèmes rencontrés par des particuliers, précédées dune mise en situation.
Correspondance : formules particulières
HYPERLINK "http://www.quid.fr/2007/Usages/Formules_Particulieres/1" http://www.quid.fr/2007/Usages/Formules_Particulieres/1
Aperçu assez complet. Fait la distinction entre lenveloppe, len-tête,lappel, le traitement dans le texte et la fin (formule de politesse).
Formules de politesse
HYPERLINK "http://www.modele-lettre.com/bien-ecrire3.htm" http://www.modele-lettre.com/bien-ecrire3.htm
Tableau pratique, assez complet, protocole classique.
Formules de politesse
HYPERLINK "http://www.super-secretaire.com/fr/forums/newforum3.cfm?forumid=19&PostID=6" http://www.super-secretaire.com/fr/forums/newforum3.cfm?forumid=19&PostID=6
Sur un forum dAssistante Plus, de bons conseils sur lemploi des verbes recevoir, agréer, adresser, etc. dans une formule de politesse.
La formule de politesse
HYPERLINK "http://www.forum.supelec.fr/plaquette2003.pdf" http://www.forum.supelec.fr/plaquette2003.pdf
A lintérieur dun document sur la rédaction de la lettre de motivation (Plaquette : Premier contact avec lentreprise édition 2004), tableau pratique sur les formules de politesse, cependant très classique.
Correspondance protocolaire - correspondance usuelle
HYPERLINK "http://www.bottin-mondain.fr/ " http://www.bottin-mondain.fr/
Rubrique : savoir-vivre > correspondance. Les règles à suivre lorsquon sadresse à une personnalité ou à une personne en entreprise. Le savoir-vivre français classique en matière de correspondance.
Notre séminaire du 17 avril 2008
>
>
Monsieur
>
Le séminaire que nous avons organisé le 17 avril 2008 aux
Jardins du Tilleul s'est passé dans les meilleures circonstances. Nous
tenons donc à vous remercier vivement pour votre accueil professionnel.
>
Votre personnel s'est montré plus qu'aimable. Les salles de réunion
étaient confortables et convenaient à nos besoins. Le repas était
vraiment excellent et a beaucoup plu aux participants.
>
Vous pouvez compter sur nous pour recommander les Jardins du
Tilleul auprès de nos relations d'affaires.
>
Veuillez agréer, monsieur, nos sincères salutations.
>
Carole Renaud
>
Carole Renaud
Chef des Relations publiques
>
>
Copie: Jean Kalisz, directeur de la Formation
Tél. et fax +32 87 38 84 52 ( Compte en banque 290-0137975-22
TVA BE 0443 198 542 ( RPM Verviers ( Tribunal de Commerce de Verviers ( Site HYPERLINK "http://www.scripsys.com" www.scripsys.com
1 La suscription ou l'adressage
L'adresse est inscrite à 5,9 cm de la marge supérieure, à gauche (à 2 cm ou à 3,3 cm) comporte sept lignes au maximum. Elle ne contient ni points ni virgules. Elle se compose comme suit:
1Mentions spécifiquesRecommandée2Monsieur / Madame / Mademoiselle Prénom NomMonsieur Jean Coste3Titre / FonctionConseiller4Service / Département Nom Service Clientèle5Nom de l'organisationEurocom sa6rue / boulevard / avenue Nom numéro (et numéro boîte)rue Royale 3 boîte 57code postal LOCALITÉ 5000 NAMUR
Si des mentions spécifiques sont exigées, telles que Recommandée, Par avion, elles figureront à la première ligne avec une majuscule.
( En principe, ni les titres de civilité ni les prénoms ne sont abrégés.
( Pour les clientes célibataires de plus de 18 ans, mettez Madame. Si elles en décident autrement, mettez Mademoiselle.
( Si vous ignorez si le destinataire est un homme ou une femme (Camille, Jo, Chris, Dominique ...), écrivez Madame / Monsieur Prénom Nom.
( Pour une personne mineure, vous pouvez mettre seulement le prénom et le nom.
( Pour les notaires ou les avocats, utilisez soit Monsieur ou Madame, soit Me (suscription !) ou Maître (toutefois passé de mode) ; pour les médecins, soit Monsieur ou Madame, soit Dr, Dre ou Docteur/e.
( Pour les professeurs duniversité, utilisez soit Monsieur ou Madame, soit Prof. dr ou Prof. dre (Belgique) ou Pr / Pr ou Pre / Pre (France). Labréviation française permet déviter les difficultés dabréviation (prof. avec point ; dr ou dre sans point).
( Le prénom en toutes lettres doit précéder le nom.
( En principe le nom se met en minuscules (sauf l'initiale). Toutefois pour éviter toute ambiguïté, vous pouvez l'écrire en majuscules: Madame Pascale CATHERINE.
( L'expression A l'attention de n'est plus d'usage.
3 Citez le titre si vous le connaissez, mais n'en citez qu'un seul, le plus important.
Le titre s'écrit avec une majuscule : Directeur, Conseiller, Chef de service, Responsable, etc. Il est féminisé en Belgique depuis 1993 (décret) et en France depuis 1998 (circulaire de Lionel Jospin): Députée, Conseillère, Directrice, ... Pour connaître les règles de la féminisation, consultez le site du Service de la langue française de la Communauté française de Belgique : HYPERLINK "http://www.cfwb.be/franca/pg026.htm" http://www.cfwb.be/franca/pg026.htm ou dautres sites analogues cités supra.
4 Les mots Service, Département, ... s'écrivent avec une majuscule, du moins dans l'adresse. Le nom du service commence par une majuscule, p.ex. Service du Personnel, Département Crédits et affaires juridiques. Vous pouvez combiner le titre ou la fonction et le nom du service, p.ex. Directeur de la Formation.
5 Respectez l'orthographe (minuscules,majuscules) de la raison sociale de votre client. Le statut juridique peut être abrégé: sa, sprl, SA, SPRL, éventuellement: s.a., s.p.r.l., S.A., S.P.R.L.
Lorsque vous vous adressez à une administration ou à une organisation, rappelez-vous que vous écrivez à des personnes et non à des murs: *Ministère des PME, *Eurocom sa, *Service daide sociale à lenfance. Tâchez de connaître le nom de votre interlocuteur. Le cas échéant, adressez-vous à une fonction et ajoutez le service: Le président, Le chef des Achats
(ici cest larticle qui prend la majuscule et le nom du service).
6 Pas de virgule dans ladresse! Les mots rue, boulevard, cour, ... s'écrivent avec une minuscule. Les exemples repris dans la feuille de norme contiennent des erreurs dorthographe. Pour une boîte postale, l'abréviation BP s'impose.
Dans une adresse française, le numéro précède le nom de la rue. Ce dernier s'écrit entièrement en majuscules et ne prend pas de signes diacritiques ni de ponctuation selon la norme de 1997:
14 RUE DE L EGLISE
7 En cas d'envoi à l'étranger: code pays ISO (!), trait d'union, code postal, LOCALITÉ. A la ligne suivante, vous ajouterez le nom du PAYS destinataire en majuscules et dans la langue officielle du lieu d'émission. A Bruxelles, vous avez le choix:
FR-75000 PARIS FR-75000 PARIS
FRANCE FRANKRIJK
CH-9000 SANKT GALLEN CH-9000 SANKT GALLEN
SUISSE ZWITSERLAND
LUPU recommande la juxtaposition du nom du pays dans la langue officielle du lieu démission et dans une langue internationale (français, anglais, allemand, apparemment) :
POLEN - POLOGNE
Si vous envoyez la lettre en France, vous omettrez les signes diacritiques:
FR-45133 AILLANT SUR MILLERON
Dans le corps de la lettre, vous mettrez toutefois: Aillant-sur-Milleron.
Remarque
Pour connaître le système dadressages dans les Pays-membres de lUnion postale universelle (Genève), visitez HYPERLINK "http://www.upu.int/post_code/fr/postal_addressing_systems_member_countries.shtml" http://www.upu.int/post_code/fr/postal_addressing_systems_member_countries.shtml
Cette page garantit la rédaction correcte des adresses, gage d'un traitement rapide et efficace des objets de correspondance par les postes du monde entier. Sélectionnez un pays pour obtenir des informations détaillées le concernant. Observez toutefois que pour la Belgique, la norme Z 01-002 (2003) na pas été prise en compte.
2 La ligne des références
Marge supérieure: 10,2 cm. Tabulation proposée: 3,3 cm, 7,5 cm, 11,5 cm et 16 cm.
En principe, 4 rubriques: votre message du, vos références, nos références, date
votre message du: mettez sous cette rubrique la date du document (lettre, fax, ...) ou de l'appel téléphonique auquel vous répondez. Notation NBN: 10 frappes: 2008-04-16 ou
16 avril 2008.
vos références: reprenez toujours les références de la lettre à laquelle vous répondez (particuliers, entreprises).
nos références: n'indiquez que les éléments qui sont vraiment indispensables. Pensez au client qui, au téléphone, devrait dicter la référence de votre lettre. De nombreuses organisations signalent ici le numéro de dossier du client.
date: inutile de taper Tournai, le ... si le lieu démission paraît dans len-tête. La seule date d'émission de votre lettre suffit. Veillez à ce qu'il y ait tout au plus un jour d'écart entre le jour d'envoi et la date d'émission mentionnée sur la lettre
Remarques
( Dans le corps du texte, n'abrégez pas la date, sauf dans une énumération:
Nos lettres des 2008-03-06, 2008-03-27 et 2008-04-11 sont restées sans réponse.
( De nombreuses organisations ajoutent les coordonnées du gestionnaire de dossier et créent ainsi une seconde ligne de références. Elle est autorisée par l'IBN:
votre interlocutrice n° de téléphone n° de fax e-mail
Charlotte Leroux 02 123 45 67 02 123 78 90 charl.leroux@abc.org.be
( Pour la feuille / les feuilles de suite, l'IBN a prévu la formule suivante:
destinataire nos références date page n°
Jean Coste dm/cl/0056 2008-04-16 2/3
( Grâce à la ligne des références, les « attaques » classiques sont devenues superflues :
*Nous avons bien reçu votre lettre du 14 avril 2008, qui a retenu notre meilleure attention.
*Nous vous remercions pour votre lettre du 14 avril 2008, émargée dm/mv/2008051756.
*Suite à votre lettre du 14 avril 2008, nous vous confirmons
3 L'objet de la lettre
L'objet suit les références. Laissez un interligne (deux retours de chariot) après la ligne des références. Laissez deux interlignes (3 retours de chariot) entre l'objet et l'apostrophe.
La mention Concerne: ou Objet: est omise. Imprimez l'objet toujours en gras. Le premier mot prend la majuscule. Le dernier mot n'est suivi dun signe de ponctuation que sil sagit dune phrase complète.
Exemples
Contrat de gestion 2002-2007
ou Votre demande de prix
ou Comment mener efficacement un entretien de vente?
De préférence, l'objet sera concis. Cependant, une petite fiche signalétique peut s'avérer utile, p.ex.:
Accident du 29 octobre 2007 à Ixelles
Devos et Delatour contre Blampain
Formulez l'objet avec des mots neutres. Évitez des termes négatifs du type
*3e RAPPEL!!!
ou *Votre réclamation
Ces formulations pourraient bloquer le lecteur, ce qui ne peut être le but de votre lettre.
Remarque importante
Lobjet peut être omis dans une lettre, - notamment si vous craignez que le lecteur ne la lise pas (p.ex. dans le cas dun rappel), - mais jamais dans un courriel.
4 L'appel ou l'apostrophe
( La virgule peut être supprimée. La feuille de norme préconise la virgule pour les lettres rédigées en français, mais les lettres modèles la suppriment plus dune fois.
( Votre destinataire est une femme majeure:
Madame éventuellement: Mademoiselle
( Votre destinataire est un homme majeur:
Monsieur
( Votre destinataire a moins de 18 ans et la teneur de la lettre est neutre ou positive :
Chère mademoiselle
Cher monsieur
Cher + Prénom
ou Chère + Prénom
Si vous devez annoncer une mauvaise nouvelle à un mineur (lettres de refus, rappels), mettez Mademoiselle ou Monsieur, selon le cas.
( Votre destinataire est un couple:
Madame, Monsieur ou Madame, monsieur
ou Madame
Monsieur
( Votre destinataire est une organisation où vous n'avez pas d'interlocuteur/-trice:
Madame, Monsieur ou Madame, monsieur
ou Madame
Monsieur
Remarques
( Si ladresse contient le titre Maître, répétez-le dans lapostrophe. Nécrivez jamais *Monsieur lavocat (pourtant à la mode). Lappel Cher maître ne se conçoit que lorsque vous vous adressez au conseil de votre société.
( Si ladresse contient le titre Docteur ou Prof. dr
, écrivez Monsieur le docteur, Madame la docteure ou Monsieur le professeur, Madame la professeure.
( Eventuellement combinez le titre et la fonction : Monsieur le président ou Madame la directrice. La majuscule reste possible: Monsieur le Président ou Madame la Directrice.
( Si vous connaissez très bien le destinataire et que la teneur de la lettre soit neutre ou positive, vous pouvez utiliser l'apostrophe suivante:
Chère madame + Nom de famille
ou Cher monsieur + Nom de famille
ou Chers monsieur et madame + Nom de famille de monsieur
Sachez toutefois que les personnes « vieille France » napprécient guère ce type dappellation.
( Si vous ignorez si le destinataire est un homme ou une femme (vous ignorez le prénom, le prénom est équivoque), utilisez:
Madame
Monsieur
( Rappel : pour une célibataire majeure, essayez de savoir quelle apostrophe cette personne préfère: Madame ou Mademoiselle. Si vous avez écrit Mademoiselle dans l'adresse, utilisez Mademoiselle dans l'apostrophe.
( L'apostrophe Messieurs pour s'adresser à une société nest plus d'usage. Mais bien sûr vous pouvez écrire Messieurs lorsque vous vous adressez à plusieurs destinataires de sexe masculin.
( Evitez également les appellations suivantes: Cher client ou Chers clients (impersonnelles); Madame Leroy ou Monsieur Durand (autoritaires), Cher André Pon ou Chère Pascale Catherine (contraire aux convenances francophones).
( Ne suivez pas la nouvelle mode de mettre *Cher, (néerlandais : *Geachte, *Beste,) : cet appel est fantaisiste et peu correct.
5 Le corps de la lettre
( Alternez les phrases courtes (10 à 15 mots) et les phrases plus longues (15 à 25 mots). Alternez également les paragraphes courts (environ 2 lignes) et plus longs (maximum 6 lignes).
( Une présentation aérée facilite la lecture. Mais évitez des paragraphes d'une même longueur, notamment d'une seule ou de deux lignes. Évitez une présentation complexe et compliquée de la structure de la lettre:
non: I. si vraiment nécessaire: 1 abcd
A. 1.1 efgh
1) 1.1.1 ijklm
a) 1.1.2 nopq
§ 1
1.2 stuvw
( De préférence, et lorsque la culture dentreprise le permet, utilisez la première personne du singulier (je, me, ma, mes) pour vous adresser à votre lecteur/-trice. Cela personnalise votre lettre et votre service.
( Lemploi à la fois de la première personne du singulier et pluriel (nous, notre, nos) est possible également. Si vous recourez à la double forme, faites-le de manière judicieuse : au début de la lettre vous utiliserez nous, pour parler au nom de votre organisation. Dès que vous parlez du service que vous rendrez, utilisez je et terminez votre lettre à la première personne du singulier.
Madame,
Nous vous remercions de lintérêt que vous portez à nos produits.
Je reste à votre disposition pour de plus amples informations. Vous pouvez me
contacter au numéro
Veuillez agréer, madame, mes sincères salutations.
signature et souscription
6 La formule de politesse
Isolez la formule de politesse du corps de la lettre. En conséquence, ne l'introduisez jamais par une "phrase de transition" : *En espérant que ..., *En réitérant nos excuses ..., * En vous remerciant pour
Celle-ci contient souvent un message important, qui mérite une phrase à part entière.
Choisissez une formule de politesse en fonction du type de message et du destinataire. La répétition de l'appellation reste d'usage (mais de nombreux correspondanciers l'omettent). Si vous optez pour la répétition, reprenez lappellation telle quelle, en entier, en supprimant toutefois la majuscule. La virgule finale peut être supprimée lorsque la formule ne contient pas de verbe.
( Dans les lettres standard à teneur neutre ou positive, utilisez une formule simple, aimable, p.ex. :
Nous vous prions d'agréer, monsieur, nos sincères salutations.
ou Veuillez agréer, madame, nos sincères salutations.
ou Veuillez agréer, mademoiselle, lexpression de mes sentiments distingués.
( Pour les jeunes ou lorsque vous connaissez très bien la personne (un collègue, p.ex.), écrivez:
Sincères salutations
Bien à vous
( Dans les lettres standard à teneur négative, utilisez une formule simple, neutre:
Nous vous prions d'agréer, monsieur, nos salutations distinguées.
( Dans une mise en demeure, vous pouvez omettre la formule de politesse ou en utiliser une très courte du type Salutations distinguées. Mais évitez cette formule dans un autre type de lettre ou dans un courriel. Sa connotation est négative.
( Lorsque vous écrivez à une personnalité (ambassadeur, ministre, etc.), choisissez une formule protocolaire traditionnelle et mettez éventuellement les majuscules:
Je vous prie d'agréer, Madame la Ministre, l'expression de ma très haute considération.
Les formules protocolaires sont restées inchangées depuis des années. Vous les retrouverez facilement dans les anciens livres de correspondance ou sur Internet (voir notre bibliographie ci-dessus).
7 La signature
( Prévoyez au maximum 6 interlignes pour la signature et signez au-dessus de votre nom.
( Votre signature devrait en principe être lisible.
( Limitez le nombre de signataires. Toutefois dans le cas de deux signataires, la personne la plus gradée signe à droite.
8 La souscription ou le nom du / de la signataire et sa fonction
( Alignez ces données à gauche.
( N'utilisez pas d'estampille pour la correspondance externe.
( Écrivez votre prénom en toutes lettres et devant votre nom. A la ligne suivante, indiquez votre fonction, en français et au féminin pour les dames, de préférence.
Anne-Marie De Maeyer
Conseillère
( Si votre prénom s'emploie pour les deux sexes et que le nom de votre fonction ne permette pas de vous identifier, mettez devant votre prénom la mention Madame ou Monsieur. Evitez labréviation du titre (M., Mme, Mlle) : bien que recommandée par la feuille de norme, elle est peu esthétique.
Monsieur Claude Mannevy
( Dans les organisations clientèle, le nombre de signataires est généralement limité à un seul, en loccurrence, le/la gestionnaire de dossier Par conséquent, les signatures par procuration y sont très exceptionnelles, p.ex. en l'absence du / de la signataire concerné/e. Devant le nom de la personne absente figure la mention (manuscrite) pour.
pour Martine Geeraert
Secrétaire dadministration
( Ne signez jamais par le seul nom de votre département ou entité : cest une façon très impersonnelle de traiter votre lecteur.
9 Les annexes
( Entre la fonction du /de la signataire et la mention Annexe ou Annexes, laissez deux interlignes.
( Nécrivez pas : *Annexe(s) : 1. La mention nest pas préimprimée. Vous devez déterminer au préalable combien dannexes vous ajouterez.
( Mentionnez le nombre d'annexes, même s'il n'y en a qu'une seule, ou citez-les:
Christian Boutiau
Agent administratif
>
>
Annexes - copie de ma lettre du 23 août 2007 - questionnaire
( Si vous manquez d'espace, écrivez la mention à droite du nom du / de la signataire:
Christian Boutiau Annexes: 2
Agent administratif
Pour mentionner les annexes, vous pouvez aussi créer une 5e rubrique dans la ligne des références.
10 Les copies
( Laissez deux interlignes entre la fonction du / de la signataire ou la mention Annexe ou Annexes et la mention Copie: ou Copie à :. Ne mettez pas de ponctuation finale.
( L'ordre des destinataires est libre (alphabétique, hiérarchique, d'abord les dames, puis les messieurs
) et dépend de la culture d'entreprise. Il en va de même pour l'emploi des titres.
Christian Boutiau
Agent administratif
>
>
Copie: madame Nicole Matagne
ou
Christian Boutiau
Agent administratif
>
>
Annexes: - copie de ma lettre du 23 août 2007
- questionnaire
>
>
Copie à: Nicole Matagne, Jeanne Quéfélec, Loïc Rogiers, Christophe Van de Velde
Si vous manquez d'espace, mettez la mention Copie: à droite du nom du / de la signataire ou à droite de la mention Annexe ou Annexes, p.ex.:
Christian Boutiau Copie: monsieur Martin Lagarde
Agent administratif
ou
Christian Boutiau
Agent administratif
>
>
Annexes: 2 Copie: - Jacques Ferret
- Nicole Matagne
11 La notation des montants
Mettez toujours d'abord le montant, puis la monnaie. Utilisez les codes ISO, donc EUR, CAD, USD, GBP
sans mettre de point après l'unité monétaire.
15 000 EUR 2 300 USD 356,54 CAD
Vous pouvez également utiliser les symboles ¬ , $, £ etc. Mettez-les devant le montant:
¬ 78,75 $ 65 492 £ 597 312,00
12 La notation des heures
Selon la norme NBN Z 01-002, les heures sont notées comme suit en français:
9.00 h - 12.30 h ou 09.00 h - 12.30 h
9 h 00 12 h 30 ou de 9 heures à 12.30 heures
13 Quelques observations finales
( Évitez une profusion de majuscules dans vos lettres: non à la majusculite!
*Notre Cliente, Madame Jeanne LATOUR, a reçu les Conditions Générales de Vente
le 30 septembre 2007.
mais Notre cliente, madame Jeanne Latour, a reçu les Conditions générales de vente
le 30 septembre 2007.
( Certaines fonctions typographiques comme le gras, le soulignement, les italiques, permettent de mettre en évidence des passages importants. N'exagérez pas toutefois. Évitez également de combiner ces fonctions, p.ex. soulignement et gras à la fois.
( Évitez toujours les tampons, aussi bien pour le nom du/de la signataire que pour la date: elles dépersonnalisent votre lettre.
( Dans certains cas, il est judicieux de créer une lettre d'accompagnement et des annexes: cela augmente la lisibilité. Exemples:
- convocation à une réunion + ordre du jour;
- demande de complètement de questionnaire + questionnaire.
III Observations sur la présentation dune note interne
ADVANCE \d1le nom du service (
qui distribue la note
le/la signataire et son (
n° de téléphone interne
le titre du document (
les destinataires (
ADVANCE \d6l'objet (
ADVANCE \u0le corps du texte (
la signature (
ADVANCE \d0le/la signataire (
ADVANCE \u0la fonction du/de la (
signataire
Bibliothèque bib/ns/415 bib\ns\415
ADVANCE \d0 Françoise Meyer, tél. 136 2007-12-10 ..-11-12
ADVANCE \d0 Note de service
>
ADVANCE \d1 Aux utilisateurs et utilisatrices
de la bibliothèque
>
>
Horaires de la bibliothèque Noël 2007
>
ADVANCE \d0 Pendant la période de Noël, la bibliothèque sera ouverte:
ADVANCE \d5 - les jeudi 27 et vendredi 28 décembre 2007 de 9.00 h à
16.00 h;
- lesjeudi 3 et vendredi 4 janvier 2008 de 8.30 h à
16.30 h.
ADVANCE \d5 A partir du 7 janvier 2008 les livres vous attendent de nouveau du lundi au samedi de 8.00 à 19.00 h.
ADVANCE \d5 Bonnes vacances et bonne lecture!
>
>
>
Françoise Meyer
>
>
Françoise Meyer
Bibliothécaire
ADVANCE \d1( la référence de la note
ADVANCE \d3ADVANCE \d6( la date de la rédaction
Remarque
ADVANCE \d1( La formule finale n'est pas obligatoire.
ADVANCE \d5
Il nexiste pas de normes IBN, AFNOR ou autres pour la présentation des notes internes. Ce qui suit est le résultat du travail dun groupe de réflexion de lancienne CGER (service Documents).
Les notes et les rapports internes peuvent se contenter d'un en-tête très sobre: à gauche le nom du département et de l'émetteur/-trice avec son n° de téléphone; à droite le logo de l'organisation, la référence de la note et la date.
En dessous de la ligne séparatrice, vous inscrivez le titre du document en gras:
Note de service, Rapport d'activités, ...
Après un blanc, vous indiquez le/la destinataire:
A tout le personnel
Au service des Achats
A l'équipe d'entretien
Les expressions suivantes sont désuètes :
*Destinataires: ...
*A l'intention de ...
*Note pour messieurs et mesdames du service ...
Laissez deux blancs entre l'adressage et l'objet. L'objet même s'inscrit en gras et suit les même règles que celles pour l'objet d'une lettre.
L'apostrophe est superflue, mais sympathique.
Dès le premier paragraphe, entrez dans le vif du sujet.
La formule de politesse n'est pas nécessaire; une conclusion chaleureuse fait plaisir.
La signature est indispensable. Elle est suivie du prénom et du nom du/de la signataire et de sa fonction.
IV Observations sur la présentation et la rédaction d'un courriel
0 Généralités
- A moins que vous ne sachiez que votre correspondant dispose du même système de messagerie électronique que le vôtre, évitez les fioritures typographiques utilisées en « rich text html » pour vos courriels: votre correspondant pourrait recevoir un texte totalement illisible.
- Répondez le plus vite possible, de préférence dans les 24 h (!): les usagers restent dans cette attente. Si vous ne pouvez donner une réponse complète, envoyez un accusé de réception (courriel d'attente, waiting mail).
1 Lexpéditeur/lexpéditrice
- Choisissez toujours une adresse électronique facilement identifiable et faisant preuve de votre sérieux, p.ex. HYPERLINK "mailto:prenom.nom@fournisseur.be" prenom.nom@fournisseur.be, telle HYPERLINK "mailto:nathalie.durand@chello.be" nathalie.durand@chello.be .
- Evitez des adresses farfelues ou trop intimes lorsque vous envoyez votre message à une organisation, p.ex. * HYPERLINK "mailto:pupuce@skynet.be" pupuce@skynet.be; * HYPERLINK "mailto:tapoule@hotmail.com" tapoule@hotmail.com. Vous vous rendriez ridicule et peu crédible.
2 L'adressage
Un adressage fautif vous expose à des risques:
ADVANCE \d5- le message est retourné et vous perdez du temps en le recomposant;
- votre message peut arriver dans la boîte aux lettres (BAL) électronique d'une autre personne. Celle-ci ne se donnera pas toujours la peine de vous signifier l'erreur!
Par ailleurs, veillez toujours à envoyer votre message à la personne appropriée ou apte à vous aider.
3 L'objet
- Formulez toujours un objet : son absence suscite la suspicion (pourriel).
- Comme pour la lettre, formulez lobjet de manière claire et concise ; mettez les mots les plus importants en premier :
Nouvelles heures douverture guichet
Colloque TIC janvier 2009: appel à contribution
- Là où possible, indiquez la suite à donner à votre courriel :
Annexe pour révision
Message pour les valves électroniques
- Evitez donc les formulations vagues, insignifiantes :
*Cartes
> Renouvellement de vos cartes de débit
- Dans le cas dune correspondance électronique prolongée, il peut être intéressant de reprendre à chaque fois le même objet et de lassortir dun numéro de classification :
Votre paiement en CAD du 03-10-2007
Votre paiement en CAD du 03-10-2007 (2)
Votre paiement en CAD du 03-10-2007 (3)
- Si vous répondez à un message reçu via la fonction réponse ou reply, l'objet formulé par votre correspondant apparaîtra dans la case Subject, précédé de RE: p.ex.
RE: Organisation Concours de langues
RE: Commande de cédérom
Vous pouvez reprendre cet objet s'il est concret, correct et convenable. Ne reprenez pas les formulations vagues ou bizarres. Vous ne le feriez pas pour la lettre non plus. Gardez RE: et reformulez, p.ex.
*RE: Question
> RE: Consultation de la messagerie
*RE:Virement ou non ?
> RE: Modalités de paiement
- Evitez daccumuler les « RE: RE: RE: ». Dès que vous répondez à une réponse et que vous déviez du sujet, modifiez la formulation de lobjet et enlevez le « RE : »
*RE: RE: Organisation Concours de langues
> Concours de langues : rédaction des questionnaires
- Contrairement à une idée reçue, le double voire le triple objet se conçoit, à condition de bien structurer le corps du texte en y attirant lattention sur les thèmes traités, p.ex. en introduisant des intertitres ou en numérotant les différentes parties. Larchivage de tels courriels complexes ne devrait pas poser de problèmes, puisquils peuvent être copiés plusieurs fois et stockés dans différents répertoires consacrés à différentes problématiques.
Consignes pour la semaine 22 Journée de la francophonie 2008
- Les messages urgents peuvent être précédés du mot URGENT: en majuscules. Certains utilisateurs reçoivent beaucoup de courriels: le vôtre doit se faire remarquer, même s'il est précédé du symbole « ! » pour marquer le traitement prioritaire.
URGENT: texte de votre conférence
- Les messages moins urgents et purement informatifs peuvent être précédés de la mention Pour information. Le/la destinataire sait alors quil/elle ne devra pas répondre.
Pour information : sites consacrés à lécriture Web
- Si le message qui suit dépasse les 25 lignes ce qui est à éviter ! - , vous pouvez prévoir la mention : LONG.
LONG : remboursement frais de transports : nouvelles modalités
4 Les références
- Il n'est pas possible de créer une ligne de références dans len-tête dun courriel. Seule la date et lheure de lexpédition seront reprises dans la version envoyée.
- Inscrivez vos données personnelles, telles vos numéros de téléphone et de fax et votre adresse électronique, en dessous du message et composez ce qu'on appelle sur Internet "la signature" (la souscription en correspondance).
- La personne qui vous envoie un courriel peut intégrer sa référence soit dans la rubrique Objet, soit dans le corps de son message. Si vous répondez en utilisant la fonction reply et en intégrant le message du correspondant, il est inutile de créer une rubrique V.réf. , puisque la référence du correspondant sera automatiquement reprise.
- Si vous prenez l'initiative d'écrire, mieux vaut inscrire votre référence au-dessus de l'appellation et réserver la rubrique Objet pour un authentique objet.
- Contrôlez si votre ordinateur génère correctement la date et l'heure, sinon vos données temporelles sont arbitraires et sans aucune valeur juridique. Lhorodatage électronique par la poste (française) peut constituer un avantage.
5 L'apostrophe
- Les règles pour la lettre sont valables pour les courriels adressés à des lecteurs externes. Evitez surtout l'adjectif Cher ou Chère, qui dénote un usage familier.
- La salutation commençant par Bonjour nest pas à sa place dans un courriel formel, sauf si celui-ci sadresse à une relation daffaires que vous connaissez très bien. Elle relève des techniques téléphoniques.
- En communication interne, l'usage dépend de vos relations hiérarchiques avec le/la destinataire. Si vous le/la tutoyez, vous avez le choix:
ADVANCE \d5 - vous omettez l'appellation;
vous utilisez une appellation informelle: Chère Ingrid, Cher Pierre, ...
ADVANCE \d5- Dans les autres cas, vous pouvez mettre p.ex. Cher collègue, Madame et chère collègue, Chère madame Durand, Cher Paul (+ vouvoiement) ou utiliser une appellation classique : Madame, Monsieur le président, Madame la chef de service ... Les majuscules peuvent évidemment être utilisées.
6 Le corps du texte
- Si vous ne connaissez pas le système électronique utilisé par votre correspondant/e, évitez une mise en pages trop sophistiquée et le recours aux moyens typographiques html. Souvent « what you see is not what you get » ! Votre courriel pourrait arriver à destination dans un format très différent de celui que vous avez conçu.
- Si vous maintenez le message de votre correspondant/e externe dans votre réponse, n'effacez aucun paragraphe. Répondez au-dessus du message. Par contre, en correspondance interne (sauf si le message auquel vous répondez est court), effacez les parties superflues et de répondez en dessous de chaque paragraphe retenu. Le texte original doit toutefois être précédé du chevron >, signalant une citation.
- Limitez de préférence votre courriel à 25 lignes ou 1 écran et la longueur des lignes à 70 caractères. Prévoyez les blancs nécessaires. Le cas échéant, prévoyez des intertitres ou des énumérations verticales précédées de puces ou de numéros.
- Si le texte devient trop long, examinez si vous ne faites pas mieux de prévoir un document annexé.
- Lorsque vous prenez linitiative décrire, mettez toujours les informations les plus importantes au début de votre courriel.
- Utilisez un style concis : évitez les pléonasmes, les répétitions didées, des détails superflus.
- Alternez la longueur des phrases, mais ne dépassez pas les 20 mots.
- Evitez daccumuler les adjectifs et les adverbes ; évitez également des chaînes de substantifs : *Votre exposé sur la rédaction de courriels formels dans un contexte professionnel en Belgique a suscité beaucoup de réactions au sein du département de la communication dentreprise de notre société.
- Evitez les clichés et les archaïsmes caractéristiques de la correspondance commerciale traditionnelle : *Votre courriel du a retenu ma meilleure attention.
- Nutilisez les majuscules au sein de votre texte quavec parcimonie. Un texte rédigé en majuscules est dabord très difficile à lire. De plus, il est associé avec un discours enflammé (le flaming), qui est à éviter. Vos courriels formels ne doivent pas être émotionnels.
7 Les formules de politesse
Pour les premiers contacts, suivez les règles valables pour la lettre postale : votre formule contiendra dès lors un verbe.
Dès que votre correspondance électronique devient régulière, sélectionnez une formule courte :
Sincères salutations / Avec mes sincères salutations (message neutre, positif)
Salutations distinguées / Avec mes salutations distinguées (message négatif ou distant)
Bien à vous (message neutre ou positif adressé à des interlocuteurs internes ou externes fréquents et chaleureux)
- La formule Cordialement et ses dérivés Bien cordialement / Très cordialement, recommandés sur de nombreux sites, ne sont à utiliser que si vos contacts avec votre correspondant/e viennent vraiment du coeur et sont affectueux.
- Ne copiez pas les formules familières de certaines personnes externes à lentreprise ou lorganisation: *Shalom / * Ciao
La signature
Vous devez toujours inscrire au minimum votre prénom et votre nom en dessous dun courriel formel. Un courriel sans nom na pas de valeur légale.
Vos coordonnées sont indispensables quand vous rédigez un courriel externe. Elles doivent être même assez détaillées. La "signature" contient cinq lignes au maximum.
1
Prénom + Nom
Micheline Thys
2
Fonction et entité
Collaboratrice Helpdesk
3
Entreprise
Scriptorium sa
4
numéro de téléphone et de fax
tél. 078 15 24 24 fax 078 13 45 67
5
adresse électronique
HYPERLINK "mailto:mcheline.thys@scriptorium.be" micheline.thys@scriptorium.be
- La fonction et l'entité peuvent être combinées.
- L'adresse électronique s'impose parce que certaines personnes impriment votre message et effacent le fichier. Il arrive qu'elles ne puissent entreprendre aucune action à partir de la rubrique imprimée From:
- Si vous êtes en correspondance régulière, ou pour un courrier électronique prolongé (RE: RE: RE:
) avec la même personne externe, votre prénom, nom et adresse électronique suffisent.
- Ladresse postale apparaît dans de nombreuses signatures électroniques « style maison ». Elle nest pas indispensable. Ladresse postale doit être reprise au sein du courriel lorsquune réponse « papier » est requise.
- Sachez que non pas tous vos destinataires napprécient les citations (littéraires, philosophiques ...) ou dautres fioritures au bas de votre courriel.
9 Les copies
- Si les circonstances ne lexigent pas, évitez d'envoyer une copie (CC:) à d'autres personnes: votre correspondant pourrait croire que n'avez pas de confiance en lui.
- Evitez de même de créer des copies invisibles (BCC:) cela crée des messages inopportuns (junk mail, pollupostage).
- Evitez de transmettre à des tiers une copie du message que vous avez reçu personnellement. Selon la netiquette, l'expéditeur devrait vous donner une autorisation. Dans un contexte professionnel, il arrive que vous ne puissiez traiter personnellement la demande de votre correspondant/e et quil faille transférer son courrier à une autre personne interne. En ce cas, avisez votre correspondant.
10 Les annexes
Des annexes sont utiles, mais sachez que votre client pourrait rencontrer des difficultés en les ouvrant. Limitez vos annexes. Considérez éventuellement l'envoi d'une lettre ordinaire.
Les spécialistes recommandent le format pdf ou rtf pour la transmission des annexes. Ces formats seraient lisibles pour la plupart des internautes.
Evitez des annexes qui dépassent le volume total dun méga-octet (1Mb). Des annexes plus volumineuse pourraient bloquer la boîte aux lettres de votre correspondant/e.
Ajoutez les annexes avant même de rédiger votre message. Cela vous évitera de devoir envoyer un courriel dexcuses en cas doubli.
11 Listes de contrôle
Pour évaluer leffectivité de vos lettres et courriels, de ceux de vos collègues ou élèves, et des modèles présentés sur Internet, servez-vous des questionnaires ci-après. Le premier est très général et sapplique à toute communication écrite professionnelle. Le deuxième (rédigé en néerlandais) est valable surtout pour mesurer leffectivité dun courriel.
V Listes de contrôle pour évaluer leffectivité de vos textes professionnels (lettres, courriels, rapports ...)
1 Clarté
1 Avez-vous essentiellement employé des mots connus de votre destinataire?
2 Si vous avez recouru à un vocabulaire spécialisé, celui-ci est-il suffisamment clair pour votre destinataire?
3 La syntaxe est-elle facile à comprendre, en d'autres termes, avez-vous évité l'emploi excessif de constructions passives (sans complément dagent), de verbes impersonnels, de nominalisations, qui entravent la compréhension du texte?
4 Dans les paragraphes avez-vous clairement énoncé l'idée maîtresse?
5 Votre texte comporte-t-il suffisamment de mots de liaison?
6 L'information dans son ensemble est-elle structurée clairement, en d'autres termes, votre destinataire peut-il/elle suivre facilement le fil conducteur, distinguer aisément les parties du texte?
7 Votre texte contient-il toutes les informations dont votre destinataire a besoin?
8 Votre texte est-il univoque? Est-il exempt de mots équivoques, de contradictions? Les expressions polysémiques ont-elles toujours le même sens?
9 Le registre stylistique du texte est-il suffisamment fonctionnel? Avez-vous évité un langage littéraire, grandiloquent, qui empêche la compréhension et ralentit inutilement le rythme de lecture?
10 La présentation matérielle du texte contribue-t-elle à la clarté du texte?
2 Correction
1 Avez-vous fait un choix correct des mots (français standard, terminologie technique)?
2 Votre texte est-il exempt de fautes d'orthographe dusage et de fautes de frappe?
3 Votre texte est-il exempt de fautes dorthographe grammaticale (accord des verbes, des substantifs, des adjectifs)?
4 Votre texte est-il exempt de fautes dexpression (construction de la phrase, emploi des pronoms, emploi des temps et modes verbaux) ?
5 Avez-vous ponctué correctement votre texte?
6 Votre texte est-il exempt de fautes de style: avez-vous choisi le bon registre?
7 Les éléments constitutifs de votre texte (paragraphes, chapitres, parties ...) sont-ils cohérents?
8 Les éléments constitutifs de votre texte (paragraphes, chapitres, parties ...) se succèdent-ils dans un ordre acceptable et judicieux?
9 L'information même est-elle exacte?
10 Avez-vous appliqué correctement les conventions et les normes, telles que NBN Z 01-002 (2003): représentation des unités et symboles, indication de la date, de l'heure, mise en pages, ...?
3 Attrait
1 La présentation de votre texte est-elle attrayante: interlignes, intertitres, tableaux, graphiques ...?
2 Si vous avez justifié votre texte (alignements à gauche et à droite), les blancs entre les mots sont-ils?
3 La formulation de votre texte est-elle agréable, séduisante? Avez-vous évité le délayage, les lourdeurs et phrases ampoulées (cf. expression des actes de communication , des sentiments et des attitudes ?)
4 La syntaxe est-elle suffisamment variée?
5 La longueur des paragraphes, voire des autres éléments constitutifs du texte, est-elle variée?
6 Le langage est-il riche et expressif?
7 L'attention de votre destinataire sera-t-elle éveillée ? Avez-vous introduit une accroche, p.ex. une "attaque" remarquable, une argumentation convaincante, un exemple frappant?
8 Lintroduction et la conclusion de votre texte évitent-elles les clichés traditionnels ?
9 Votre texte est-il informatif, c.-à-d. votre destinataire apprend-il/elle quelque chose de neuf?
10 Avez-vous formulé vos idées de manière positive? Avez-vous évité les tournures négatives, les expressions péjoratives?
4 Bienséance
1 Avez-vous été conséquent/e dans votre emploi du registre stylistique? Avez-vous évité de mélanger les styles formel et informel?
2 Le ton général de votre texte est-il suffisamment adapté à la situation de communication?
3 Avez-vous correctement utilisé les appellatifs (pronoms appellatifs, titre des personnalités)?
4 Le vocabulaire et la syntaxe sont-ils adaptés à la situation de communication?
5 Avez-vous banni les sexismes? Les titres de fonction sont-ils féminisés ?
6 La formulation du texte est-elle déférente, courtoise?
7 Votre texte fait-il preuve de tact?
8 Vous êtes-vous focalisé/e sur votre destinataire? Lemploi du pronom personnel vous comme sujet grammatical est-il prépondérant ? Les injonctions sont-elles présentées selon les nouvelles convenances ?
9 Avez-vous suffisamment tenu compte de la situation de votre destinataire (connaissances, attitudes, compétences, comportement, culture)?
10 Votre destinataire saura-t-il/elle clairement ce que vous attendez de lui, en particulier lorsque vous lui envoyez un message qu'il n'a pas demandé?
Controlelijst om de effectiviteit van zakelijke e-mails te meten
A Gepastheidjaneen1 Gebruikt de zender een gepast e-mailadres?2 Is de mail aan de gepaste persoon gericht?3 Is de onderwerpsregel zakelijk neutraal geformuleerd?4 Laat de e-mail bij een eerste lectuur een goede indruk?5 Als de e-mail heel kort is, komt hij toch vriendelijk over?6 Is de stijl van de e-mail aangepast aan de relatie tussen de zender en de ontvanger?7 Is de toonzetting aangepast aan de relatie tussen de zender en de ontvanger?8 Is de boodschap op een beheerste, niet-emotionele toon geschreven?9 Gebruikt de zender op gepaste wijze de aanspreekvormen?10 Wordt de ontvanger consequent gevousvoyeerd of getutoyeerd?11 Communiceert de zender ontvangergericht, m.a.w. staat de ontvanger centraal in de boodschap?12 Als de zender slecht nieuws brengt, gaat hij/zij tactvol te werk?13 Als de zender antwoordt op een e-mail, heeft hij/zij dat tijdig gedaan?B Bondigheid1 Is de e-mail korter dan één scherm?2 Gebruikt de zender korte woorden?3 Maakt de zender gebruik van korte zinnen (12 tot 15 woorden voor het Nederlands; 15 tot 20 voor het Frans)?4 Maakt de zender gebruik van korte alineas (maximum 6 regels van maximum 70 karakters)?5 Is de gebruikte taal kernachtig, zonder omhaal van woorden?6 Vermijdt de zender pleonasmen?7 Vermijdt de zender zijn/haar ideeën te herhalen of te parafraseren?8 Zijn de eventueel beschreven details absoluut nodig om de kernboodschap te begrijpen?9 Vermijdt de zender uitweidingen die niets met het onderwerp te maken hebben?C DuidelijkheidPRIVATE 1 Maakt de zender zich voldoende bekend via zijn/haar e-mailadres? 2 Is de onderwerpsregel ingevuld?3 Is de onderwerpsregel kernachtig en in precieze bewoording geformuleerd?4 Is de onderwerpsregel in overeenstemming met de inhoud van de e-mail?5 Staan de belangrijkste woorden in de onderwerpsregel vooraan?6 Maakt de inleidende alinea duidelijk wie de (voor de ontvanger eventueel onbekende) zender is?7 Is de tekst duidelijk na één lectuur?8 Bevat de tekst alle informatie die de ontvanger nodig heeft, ook als hij in actie moet komen?9 Is de tekst eenduidig te interpreteren?10 Als de e-mail een bijlage bevat, is daar een referentie naar in de mailtekst?11 Als de mail via reply is gestuurd, bevat hij de mail of stukken van de mail waarop wordt geantwoord, of herformuleert de zender de vraag waarop hij/zij antwoordt?12 Maakt de zender gebruik van witregels, en eventueel ook van tussenkopjes of opsommingen met opsommingstekens of cijfers?13 Is de opmaak van de tekst eenvoudig gehouden?14 Vermijdt de zender het gebruik van afkortingen?15 Vermijdt de zender de telegramstijl?
D Correctheid1 Zijn de normen voor de formele opbouw van de e-mail correct toegepast?2 Is de tekst vrij van tik- en spellingfouten?3 Is de woordkeuze correct?4 Is de tekst vrij van grammaticale fouten?5 Is de tekst vrij van stijlfouten?6 Is de tekst correct voorzien van leestekens?7 Is de tekst logisch opgebouwd?E Aantrekkelijkheid1 Is de tekst modern geformuleerd, zonder ouderwetse uitdrukkingen of zinswendingen?2 Vermijdt de e-mail de clichés uit de traditionele zakelijke correspondentie?3 Is er voldoende variatie in de woordkeuze? 4 Is er voldoende variatie in de zinsbouw?5 Vermijdt de zender een opeenstapeling van substantieven?6 Vermijdt de zender een opeenstapeling van adjectieven en bijwoorden?7 Gebruikt de zender een goede inleiding, waarbij de voornaamste informatie onmiddellijk duidelijk is?8 Gebruikt de zender een goed slot?9 Heeft de tekst nieuwswaarde?
PAGE
PAGE 43
Dominique Markey, Correspondance professionnelle et messagerie électronique en français. DEGHRVWXZ
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