la médiathèque cahier des charges
Le cours se limite aux concepts importants en relation avec le sujet. .... Le
développement rapide de l'informatique a donné aux entreprises la .... Pour les
projets qui se basent sur un système déjà partiellement informatisé s'ajoute: ......
exemple le sexe (masculin/féminin), le résultat d'un examen (Admin/Ajourné/
Ecarté) etc.
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té entend constituer un stock de CD audio et DVD.
Le prêt se fera au moyen d'une carte magnétique attribuée à chaque adhérent contre une caution. L'adhésion est gratuite, une cotisation annuelle variable selon le lieu de résidence et l'âge de l'adhérent sera également demandée.
La commande de nouveaux livres se fait actuellement auprès des représentants des maisons d'édition qui passent régulièrement ; le maire souhaiterait éventuellement le faire par Internet (via bol.fr ou la fnac par exemple ou directement par l'éditeur si possible).
En ce qui concerne la commande de nouvelles cassettes, l'association faisait jusqu'ici son choix dans un catalogue disponible sous diverses formes : papier, disquette ou en ligne (via Internet).
On souhaite traiter les commandes informatiquement et intégrer à terme la comptabilité de la médiathèque dans la comptabilité globale de la municipalité.
Version précise du cahier des charges
Rédigé après une séance d'interviews et entretien téléphonique avec le client
Ce document sera signé par le client, il fait partie du contrat
Objet: Informatisation de la gestion d'une médiathèque.
Inscription d'un adhérent
Lors de l'inscription d'un adhérent, le gestionnaire entre dans le système les coordonnées de l'adhérent et la date d'adhésion. Le client reçoit une carte magnétique qui servira d'identification . En cas de perte de la carte, le système devra pouvoir identifier le client par son nom, prénom et date de naissance.
L'adhérent dépose une somme variable qui servira à la fois de caution (en cas de perte) et de cotisation annuelle, cette somme alimente le compte du client.
Le montant de l'adhésion est fonction de l'âge et du lieu de résidence de l'adhérent.
Emprunts de cassettes
Pour que l'emprunt soit réalisable l'emprunteur doit être adhérent (posséder une carte d'adhérent) sinon le gestionnaire enregistre l'adhésion.
L'adhérent donne au gestionnaire sa carte de membre.
Pour que l'emprunt soit réalisable, le compte du client doit être à jour de sa cotisation annuelle.
L'adhérent demande au gestionnaire le titre de son choix ou cherche dans un catalogue la cassette qu'il souhaite emprunter. Il peut également demander à emprunter le dernier film de tel réalisateur ou un film dont il connaît le titre
. Le système indique s'il reste une cassette disponible du film choisi
S'il existe une cassette disponible du film demandé et que le compte du client est suffisamment approvisionné, alors l'emprunt devient effectif, il est enregistré dans le système. L'exemplaire est scanné grâce a une douchette optique qui enregistre le numéro de l'article, le numéro de l'adhérent ayant été détecté par le lecteur de cartes ou retrouvé le cas échéant grâce à son identité.
La durée des emprunts est variable mais ne peut dépasser 3 jours. Pas de renouvellement possible sans interruption pour une même cassette.
On ne peut emprunter plus de deux cassettes à la fois
Si le film souhaité n'est pas disponible, le client peut le réserver. Il sera prévenu par courrier de la disponibilité. La réservation sera maintenue pendant dix jours après la date de mise à disposition de l'exemplaire.
Si le film souhaité n'a pas été acheté par le vidéo club, le gestionnaire peut décider de l'acheter ou bien simplement enregistrer l'information concernant les goûts des adhérents.
Emprunt de livres
L'adhérent donne au gestionnaire sa carte de membre
Pour que l'emprunt soit réalisable, le compte du client doit être à jour de sa cotisation annuelle
L'adhérent dépose sur le comptoir le livre qu'il a choisi sur les étagères ou cherche dans le catalogue de la bibliothèque municipale , ou dans le catalogue inter bibliothèques (imprimé par le gestionnaire à partir d'Internet) le titre à emprunter .
On ne peut emprunter plus de 4 livres à la fois.
S'il existe un exemplaire disponible du livre demandé et que le compte du client est suffisamment approvisionné, alors l'emprunt devient effectif, il est enregistré dans le système. L'exemplaire est scanné grâce a une douchette optique qui enregistre le numéro de l'exemplaire, le numéro de l'adhérent ayant été détecté par le lecteur de cartes ou retrouvé le cas échéant grâce à son identité
La durée d'un emprunt ne peut dépasser 10 jours, il peut être renouvelé une fois.
Si le livre souhaité n'est pas disponible, le client peut le réserver. Il sera prévenu par courrier de la disponibilité. La réservation sera maintenue pendant dix jours après la date de mise à disposition de l'exemplaire.
En ce qui concerne le prêt inter bibliothèques, du point de vue du logiciel, la demande de l'adhérent équivaut à une réservation, il faut en outre que le gestionnaire commande le livre par Internet.
Retour d'une cassette ou d'un livre
Lorsque le client retourne sa cassette ou son livre ils sont remis dans le stock sauf s'il s'agit d'un exemplaire correspondant à un livre ou un film réservé par un adhérent.
Dans ce dernier cas, l'exemplaire retourné est mis de côté, l'adhérent est prévenu par courrier de la disponibilité de sa réservation. La réservation est maintenue dix jours après la date de disponibilité.
Si l'adhérent est en retard, il doit payer une pénalité proportionnelle au nombre de jours de retard.
Il serait opportun de comptabiliser le nombre d'emprunts de chaque cassette de manière à les remplacer si elles ont trop servi.
Périodiquement le système relance les adhérents retardataires
Au bout d'un certain temps un livre ou une cassette peut être considéré comme perdu
Gestion des commandes de cassettes ou de livres
Le gestionnaire reçoit périodiquement des catalogues. Le gestionnaire choisit les éléments à commander parmi les catalogues reçus
Le gestionnaire tient compte des goûts des adhérents, des succès en salle, des indications de la critique.
Le système édite automatiquement une ligne de commande correspondant au choix du gestionnaire, le système regroupe toutes les lignes de commandes concernant un fournisseur pour rédiger un bon de commande par fournisseur.
Gestion des livraisons de cassettes ou de livres
Lors de la livraison d'une cassette, le gestionnaire enregistre la cassette ou le livre dans le stock.
A l'avenir, on peut imaginer qu'un courrier sera adressé régulièrement aux adhérents pour leur signaler les nouveautés.
Contraintes de réalisation
La municipalité a commandé un PC équipé d'un modem sous Windows NT pour la médiathèque
Elle a souscrit un abonnement Internet auprès de wanadoo
Le PC sera installé dans les jours qui viennent dans la salle réservée à la médiathèque
Les catalogues de prêt interbibliohèque sont disponibles sur le web
Le PC est équipé du logiciel de gestion de bases de données Access.
Le logiciel devra fonctionner avec une interface graphique à base de boutons, menus souris.
Le logiciel existant n'est pas réutilisable en l'état.
La gestion des cartes d'adhérents nécessite l'acquisition d'un lecteur de cartes, BB SA est chargé du choix de l'appareil, mais non de son achat.
Limites
Le logiciel ne gérera pas la comptabilité dans un premier temps.
Evolutions prévues
Mise en ligne des catalogues sur le web
Installation d'un réseau de consultation à l'intérieur de la médiathèque
Extension à la gestion de DVD et de CD audio
Gestion de la comptabilité
Les fonctionnalités du système sont résumées dans les cas d'utilisation ci-dessous (notation UML)
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7 Anne-Marie Hugues © HEURE \@ "j MMMM aaaa" 16 octobre 2002 Etude de cas
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Etude de cas Anne-Marie Hugues © HEURE \@ "jj.MM.aa" 16.10.02
Fait à le
Pour BB Sa pour la municipalité
Bill Boss
MEDIATHEQUE
CAS D'UTILISATION : Gérer emprunts
CAS D'UTILISATION : Administrer
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