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Informatisation d'une comptabilité - ABC de la gestion comptable

Etude des cas corrigé des exercices de merise ... aux collectivités comme les comités d'entreprise et les associations qui revendent à leurs adhérents des ... Les dirigeants de l'association souhaitent que l'automatisation l'aide è améliorer les ...




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CH 6. L’INFORMATISATION D’UNE COMPTABILITE
La comptabilité est une application particulièrement bien adaptée à l’informatique, de même que la gestion des stocks, la paie, la facturation et la plupart des autres applications classiques de gestion.
Compte tenu de l’évolution du coût du matériel informatique et de celui des logiciels, l’informatisation des applications de gestion est peu coûteuse et est actuellement à la portée de toutes les entreprises. Par ailleurs, les logiciels sont très conviviaux et sont tous assortis d’aides intégrées qui facilitent l'auto formation du personnel.
L’objectif de ce chapitre est de mettre en évidence ce que l’on peut faire avec un logiciel de comptabilité et les questions à se poser pour en choisir un.

LES FONCTIONNALITES D’UN LOGICIEL DE COMPTABILITE
Les logiciels de comptabilité sont souvent conçus pour gérer la comptabilité de plusieurs entreprises simultanément sous forme de dossiers (logiciels multi-sociétés).
Ils permettent après saisie des écritures comptables dans les différents journaux de gérer automatiquement :
la tenue des comptes ;
l’établissement de la balance et des relevés nominatifs ;
les éditions des différents documents comptables ;
l’établissement des documents de synthèse.

A ces fonctions comptables de base s’ajoutent d’autres utilitaires qui facilitent le travail comptable (lettrage des comptes, relance clients, rapprochement bancaire...).
Les fonctions de paramétrage lors de la création d’un dossier
MenuFonctionsDossiersCréation et paramétrage des différentes comptabilités à gérer : identification, date exercice, régime fiscal, racines des comptes collectifs, longueurs des comptes et autres préférences diverses...
Définition des utilisateurs et des mots de passe.BasesGestion des fichiers de bases (création, modification, suppression) :
Gestion du plan comptable ;
Gestion des journaux ;
Gestion des comptes de tiers (n° de compte, adresse, téléphone) ;
Gestion des banques et des chéquiers.
Les fonctions liées à la saisie
SaisieGestion des modes de saisie :
Saisie standard (un masque par pièce) dans les différents journaux ;
Saisie au kilomètre ou saisie bordereau (saisie continue sur un même masque de saisie) ;
Saisie guidée : saisie à partir des documents : factures, chèques (les numéros de comptes identiques d'un document à un autre sont indiqués à l’avance).
Pour chaque mode de saisie, la validation peut se faire en brouillard, réel ou simulé.Les fonctions liées à la gestion des comptes
TraitementsValidation du brouillard en mode réel.
Lettrage des comptes pour suivre l’évolution des règlements ou des encaissements sur les comptes de tiers. Ce lettrage est automatique et est paramétrable soit sur les montants, soit sur le n° de la pièce. Il peut être complété par un lettrage manuel.
Pointage des comptes bancaires avec les extraits en provenance des banques pour l'établissement d'un état de rapprochement.
Contre-passation automatique des écritures erronées.
Gestion des abonnements passe automatiquement les écritures permettant d'étaler les charges périodiques (les assurances, les dotations aux amortissements) sur tous les mois de l'exercice.Les fonctions liées aux éditions des documents comptables
Les éditions peuvent se réaliser à l’écran pour consultation, sur imprimante ou sur fichier pour réaliser une édition différée.
EtatsEdition des documents comptables : brouillards, grand livre, balance, journaux.
Edition des balances âgées (créances et dettes classées en fonction des échéances, échéanciers à une date déterminée, relances clients.Les fonctions liées à la gestion des comptes annuels
EtatsEdition et paramétrage du bilan et du compte de résultat.
Edition des soldes intermédiaires de gestion.TraitementsClôture des comptes en fin d'exercice pour solder les comptes de gestion et réouverture des comptes de bilan sur l'exercice suivant.Les fonctions liées à la gestion d’un dossier comptable
UtilitairesSauvegarde et restauration des données comptables.
Ré-indexation des fichiers pour optimiser la gestion du logiciel.
Importation d'écritures ou de balance saisie sur d'autres micros.
Exportation de balance vers d'autres micros.Les autres fonctionnalités
Certains logiciels intègrent en plus des fonctions précédentes d’autres outils.
Déclaration de la TVAPermet de générer la déclaration mensuelle de la TVA due.Lettre de relancePermet d’éditer des lettres de relances pour tous les clients n’ayant pas réglé leurs créances aux échéances prévues.Rapprochement bancairePermet de se connecter en direct avec la banque pour le pointage des opérations réalisées (cet outil nécessite un modem).Gestion analytiquePermet de ventiler les charges et les produits par secteur d'activité ou par catégorie de produits.Gestion budgétairePermet de définir pour les comptes de produits des objectifs à atteindre et pour les comptes de charges des niveaux de consommation à respecter.
LES CRITERES DE CHOIX D‘UN LOGICIEL DE COMPTABILITE
Le choix d’un logiciel de comptabilité dépend d’un grand nombre de critères :
Critères relatifs au respect de la normalisation comptable ;
Critères relatifs à la facilité des opérations de saisie ;
Critères relatifs aux éditions et consultations ;
Critères relatifs à la sécurité des traitements.

Il dépend également des outils additionnels intégrés aux logiciels de comptabilité (voir §1.7) et des autres applications de gestion que l’entreprise souhaite informatiser. Il est toujours préférable de choisir les logiciels chez le même éditeur pour simplifier la formation du personnel et pour bénéficier au maximum des liens comptables existant entre les différentes applications.
Exemples de liens comptables :
LogicielsGénération automatique en comptabilitéGestion commercialedes écritures de ventesPaiedes écritures de paieImmobilisationsdes écritures d’acquisitions des immobilisations
des écritures de dotations aux amortissements
des écritures de régularisations des cessions
Le choix définitif peut être facilité en élaborant une grille de critères de comparaison avec les logiciels susceptibles de convenir (voir l'annexe).
LES PROGICIELS DE GESTION INTEGRES
Copie de l’article  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Accueil" Wikipédia :
« Un  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Progiciel" \o "Progiciel" progiciel de gestion intégré (abrégé PGI, en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est, selon le  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_dictionnaire_terminologique" \o "Grand dictionnaire terminologique" grand dictionnaire terminologique, un «  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Logiciel" \o "Logiciel" logiciel qui permet de gérer l'ensemble des  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Processus_%28gestion_de_la_qualit%C3%A9%29" \o "Processus (gestion de la qualité)" processus d'une  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Entreprise" \o "Entreprise" entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_des_ressources_humaines" \o "Gestion des ressources humaines" gestion des ressources humaines, la  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Comptabilit%C3%A9" \o "Comptabilité" gestion comptable et financière,  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Informatique_d%C3%A9cisionnelle" \o "Informatique décisionnelle" l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution,  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Supply_chain_management" \o "Supply chain management" l'approvisionnement, le  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/E-commerce" \o "E-commerce" commerce électronique. »
Le principe fondateur d'un ERP est de construire des  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Application_%28informatique%29" \o "Application (informatique)" applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Base_de_donn%C3%A9es" \o "Base de données" base de données unique et commune. Cela crée une différence importante avec la situation préexistante (les applications sur mesure existant avant les ERP) car les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature (ex : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC…)
L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Workflow" \o "Workflow" workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie.
Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un  HYPERLINK "http://fr.wikipedia.org/wiki/Syst%C3%A8me_d%27information" \o "Système d'information" système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de workflow). »


ApplicationsExercice de synthèse.ANNEXES pages
3.1 Grille des critères de choix des logiciels de comptabilité 5

Grille des critères de choix logiciels de comptabilité
Critères de choixGestion des comptesPoints à vérifierPlan de comptesExistence d’un plan de comptes dans le logiciel
Possibilité de copier le plan de comptes d’une autre sociétéNuméro et libellé de compteCaractères alphanumériques pour les numéros
Longueur des libellés (20 au minimum)Comptes centralisateursNombres de comptes centralisateurs : clients, fournisseurs, banques, TVA…
Impossibilité de saisir des écritures dans les comptes centralisateursModalités d’accès à un comptePar le numéro de compte
Par le libellé du compteConsultation d’un compte en cours de saisieFacilité de consultation
Visualisation du solde du compte mouvementéCréation de compteCréation de compte en cours de saisieSuivi des mouvementsPossibilité et performance de lettrage des comptes
Pointage pour rapprochement bancaireSécurité des enregistrementsInterdiction de supprimer un compte mouvementé
Possibilité de geler l’utilisation d’un compteSaisiePoints à vérifierRespect de la normalisationSaisie de la date de valeur comptable
Saisie du code journal
Saisie de la nature et du n° de la pièce comptable
Saisie du libellé de l’opération, n° de comptes, montants à débiter et à créditerModes de saisieSaisie en mode brouillard
Saisie en mode réelCommodités de saisieDéplacement automatique du curseur après saisie
Existence de guide ou masque de saisie
Visualisation du libellé des comptes
Contrôle du solde du compte mouvementé
Nombre de lignes de saisie par pièce
Possibilité de saisie par bordereau ou au kilomètre
Classement des écritures par ordre chronologique
Génération automatique des écritures en provenance des autres logiciels de gestion : facturation, paie, immobilisations…Contrôles de saisieExistence de contrôles d’incohérence : date, n° de comptes avec le journal utilisé…
Visualisation de l’écart débit – crédit
Contre-partie automatiqueModalités de correction des erreursFacilité de visualisation des écritures
Facilité de corrections des erreurs
Facilité d’ajout ou de suppression de lignesImportation de donnéesPossibilité d’importer des écritures comptables saisies sur un autre ordinateur
Critères de choix EditionPoints à vérifierRespect des règles d’identification de l’entreprise et du document impriméEdition du nom de l’entreprise
Edition du nom du document
Edition du mode de saisie (brouillard ou réel)
Edition de la période comptable traitée, pagination, date d’éditionParamétrage des éditionsPossibilité de paramétrage des éditions
Possibilité d’édition rapide ou soignée
Possibilité d’édition sur papier vierge ou pré-impriméModes d’éditionEdition sur imprimante
Aperçu sur écran (pour consultation)
Edition sur fichier (si impression différée)Commodités d’éditionPossibilité de choisir les journaux à imprimer
Possibilité d’éditer des balances partielles
Possibilité de chaînage des éditions avant le lancement de l’impressionGestion des comptes annuelsPoints à vérifierGestion des comptes annuels :
Bilan et compte de résultatChoix des éditions des comptes annuels (système réel ou simplifié)
Facilité de paramétrage des regroupements de comptes
Edition des regroupements correspondants à chaque rubriqueGénérateur d’états financiersPossibilité et facilité de création d’états financiers complémentairesSécurité du systèmePoints à vérifierSécurité des enregistrementsGestion de l’accès au logiciel par mot de passe
Cryptage des données pour les rendre illisibles en accès direct par les gestionnaires de fichiers
Verrouillage des enregistrements par clôture mensuelle et annuelleSauvegarde des fichiersFacilité de sauvegarde et de restauration
Possibilité de consultation des fichiers correspondant aux exercices clôturésExistence de modules de gestion intégrésPoints à vérifierDéclaration de TVAGénération automatique de la déclaration de TVA
Génération automatique de l’écriture correspondant
Possibilité de paramétrageRapprochement bancairePossibilité de rapprochement en ligne directe
Facilités de pointageLettre de relance clientsParamétrage des lettres de relance
Gestion des adresses de clientsGestion analytique et budgétairePossibilité de paramétrage
Commodités d’utilisation...








Introduction à la gestion comptable (D. Bodin) - Ch 6 -  PAGE 4


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