circulaire n° 2227/men/mes/sg/demsg du 21/3/85 ... - EduGestion
Examen spécial de rentrée ... Disposer de l'arrêté interministériel 3207 du 17
mars 2004 relatif à la mobilisation et à .... Epreuves physiques du Bac & du BFEM
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Guide du management tome1
TABLE DES MATIERES
DOMAINES OUTILS DE MANAGEMENTPAGES PAGES PRELIMINAIRESEquipe de rédaction2Equipe de validation3Remerciements5Présentation6Sigles et abréviations9Table des matières10PREMIERE PARTIE : TABLEAU DE BORD DU CHEF DETABLISSEMENT DENSEIGNEMENT MOYEN SECONDAIRE GENERALAvant la rentrée : du mois daoût à louverture des classes16De la rentrée à la fin du 1er semestre (mois de mars)18Déroulement du second semestre23Quelques tâches permanentes, quelques tâches ponctuelles27DEUXIEME PARTIE : DOMAINES DE GESTION ET OUTILS DE MANAGEMENTLes différents domaines de gestion29Présentation des domaines et outils de management31Organigramme dun collège denseignement moyen général33Organigramme dun lycée denseignement secondaire général 34Cartographie des acteurs et partenaires de létablissement35Circulaire n° 14025/MENC/DAG/FM du 19/11/63 portant attributions respectives des chefs détablissement et intendant(e)s en matière dadministration financière et comptable des établissements36Circulaire n° 1950/MEN/S2 du 14/5/1966 portant attributions des censeurs et chefs détablissement38Circulaire n° 2227/MEN/MES/SG/DEMSG du 21/3/85 portant attribution des surveillant(e)s et surveillant(e)s généraux41Décret 2000-337 du 16 mai 2000 portant création des CGE dans lenseignement moyen secondaire général42Note de service du Ministre de lEducation N° 005670/ME/JPN/JM du 23 novembre 2005 portant gestion des crédits des établissements et compétences du Conseil de Gestion45Circulaire n°2947 ME/IGEN/Y.D/S.K du 05 juin 2002 portant sur la journée continue dans les lycées et collèges46Guide pour un état des lieux pour linstauration de la journée continue47Décret 78-227 du 28 février 1978 abrogeant et remplaçant les articles 2 et 3 du décret 61-175 du 24 avril 1961 déterminant les mesures destinées à assurer le respect des horaires de travail dans les administrations publiques49Modèle de PV de passation de service50ÉQUIPE DE RÉDACTION
Dibor BAKHOUMInspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire, Section Spécialité, Chef du Bureau Education à la Citoyenneté, DEMSG/MEN.Alhousseynou DIALLOPrincipal du Collège El Hadji Badara Mbaye Kaba, Secrétaire Général National du Collectif des Chefs dEtablissement du Sénégal.Malal CAMARAInspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire, Section Vie Scolaire, Académie de Tambacounda.Fatou Cissé DIEDHIOUInspectrice de lEnseignement Moyen Secondaire, Section Vie Scolaire, Académie de Ziguinchor.Alphonse DIONEInspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire, Section Vie Scolaire, Chef du Bureau de la Bonne Gouvernance et des Affaires Administratives, DEMSG/MEN.Cheikh DIONEInspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire, Section Vie Scolaire, Inspecteur dAcadémie Adjoint de Fatick.Ahmed Tidiane SECKProviseur du lycée Moderne de Rufisque, Responsable de la Formation de lAssociation des Proviseurs de lycée du Sénégal.Lamine SARRChef du Bureau de la Formation et des Enseignements Scientifiques, DEMSG/MEN.Ibrahima THIAMInspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire, Section Vie Scolaire, Chef de la Divion Etablissements Vie Scolaire, DEMSG.Daouda THIAOInspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire, Section Vie Scolaire, Inspecteur des Affaires Administratives et Financière, Inspection Interne, MEN.
SUPERVISION ET COORDINATION
Ibrahima NDOUR Inspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire, Section Vie Scolaire, Directeur de lEnseignement Moyen Secondaire Général.
Papa SENESpécialiste en Administration et Évaluation en Éducation, Coordinateur de la Direction de lEnseignement Moyen Secondaire Général.
PREMIERE PARTIE:
TABLEAU DE BORD DU CHEF DETABLISSEMENTTABLEAU DE BORD DU CHEF DETABLISSEMENT DENSEIGNEMENT MOYEN SECONDAIRE GENERAL
ACTIVITES/TACHESRESPONSABLE DEXECUTIONAUTRES ACTEURSPERIODE/DATEOBSERVATIONSAVANT LA RENTREE : DU MOIS DAOUT A LOUVERTURE DES CLASSESParticipation aux commissions dorientation en 2nde et daffectation en 6ème IA
IDEN CAOSP, proviseurs des lycées polarisateurs
Août - septembrePrésence du CE ou de son représentant ;
Détermination des capacités daccueil des lycées polarisateursPassation de services pour les nouveaux CE Inspection Interne ou IA ou IDENles deux CE, Comptable des Matières, Intendant(e) A partir du 15 septembre Préparation des documents par le sortant ;
A linitiative des autorités
Ordre de mission, calendrier de passation de servicesVisite de courtoisie aux autorités administratives, locales, coutumières et religieuses, responsables de la sécurité (police, gendarmerie, sapeurs pompiers, service dhygiène, services des eaux et forêts)CEToute personne utile : APE, facilitateursDès la prise de serviceConfection dun carnet dadresses et un calendrier de visiteElaboration des emplois du temps
Principal, Censeur, Directeur(trice) des étudesProviseur Août-septembreLe CE sortant doit élaborer les emplois du temps ;
Emploi du temps équilibré, centré sur lélève :
Respect de lhoraire hebdomadaire de travail :
Circulaire N°003538/MEN/DC/DEMSG du 21 juin 1993 portant rappel du traitement des heures supplémentaires, décharge horaire, complément dhoraire, maxima de service, majoration de service, heure de vacation,
Décret 2007-1587 du 31-12-2007relatif aux maxima horaires ;
Circulaire relative à la présence des enseignant(e)s en classe en cas de grève des élèves ;
Arrêté 003317/MEPEMSLN/SG/DEMSG/ du 15 septembre 2011 sur les cellules pédagogiques ;
Donner aux bivalents au moins le quart de son crédit horaire pour la seconde discipline.Hygiène et sécurité des locaux (désherbage, désinfection, désinsectisation, etc.) C.E
Intendant(e), Personnel Technique et de Service, APE, Collectivités locales, ASC, GPF, FSE/Gouvernements scolaires, autres partenaires. Avant la rentrée (semaine de la propreté de lécole)Inspection des infrastructures et équipements
Tâche permanente qui doit se faire au-delà de la semaine de la propreté de lécole.
Inscriptions et réinscriptions des élèves CECenseur, Intendant(e), gestionnaire et SG Surveillant(e)s - BibliothécaireAvant la rentrée des classesSe munir de carnets de reçus
Prendre une note de service organisant les inscriptions sur la supervision de lintendant(e) ;
Versement régulier des fonds collectés ;
Privilégier linscription pédagogique par rapport à linscription administrative.
Délivrance de cartes didentité scolaireConfection, acheminement, réception et traitement des demandes de transfert délèves C.EIDEN, IA, Lycées, ParentsAvant le 15 septembreEchéances: demandes: 15septembre, Réponse: 15 octobre
Place de lélève dans létablissement dorigine réservée jusquau 25 octobre ;
Prise en compte des cas exceptionnels (enfants malades, fils de fonctionnaires affectés);
Application du texte sur les transferts : circulaire 003237/MEN/DC/DEMSG/DEST du 6-6-90 Inventaire des ressources CEComptable des Matières, Laborantins, Responsables de salles, Bibliothécaire, Gestionnaire, Intendant(e) Coordonnateur EPS... Avant le 31 décembreVérification de la disponibilité des agents responsables de la gestion des ressources;
Engagement des crédits du 2nd semestreCEComptable des matières et gestionnaires pour les collèges, Intendant(e) pour les lycées, Responsables de cellules pédagogiquesAvant le mois de novembreSinformer sur le dernier délai pour les liquidations auprès du COF ou du CRF
Possibilité de demander un réaménagement de la nomenclature budgétaire par correspondance à la DAGEConfection des listes de classes C.ECenseur, SG, Surveillant(e)s Avant la rentréeEquilibre entre les classes : nombre délèves, genre, niveau des élèves ;
Association des parents au choix de loptionDemande de dossiers administratifs des agents nouvellement affectésCEStructures dorigine, IA, IDENOctobre - novembreSous pli confidentiel avec bordereau denvoiDE LA RENTREE A LA FIN DU 1ER SEMESTRE (MOIS DE MARS)Réunion de rentrée des personnels
CETous les personnels Jour de la rentréeLe jour de la rentrée des personnels
Bien préparer la réunion
Bilan année écoulée : insister sur les performances scolaires et des retombées du projet détablissement
Perspectives
NB : Fiches de renseignements
Calendrier de réunions de coordinationAccueil des nouveaux élèves CECenseur, DE, Intendant(e) et SGJour de la rentrée des élèvesMise en place dun dispositif daccueil avec une répartition des tâches ;
Affichage des listes de classes et des emplois du tempsExamen spécial de rentréeCECenseur, SG Professeurs, IA, IDENOctobre Rendre public le nombre de places disponibles ;
Se conformer aux dispositions de la circulaire N°006973/MEN/DC/DEMSG du 7 octobre 92 portant suppression du recasement et organisation dexamens spéciaux dentréeConseil spécial de rentréeCECenseur, SG Professeurs principauxOctobrePrendre en compte les observations de lIA : correction des erreurs éventuelles avec réexamen à titre exceptionnel de certaines propositions de passageDélivrance des certificats de prise de serviceCEAgents nouvellement affectésOctobre Transmission à lIA par la voie hiérarchique avec copie de lIDENMise à disposition des programmes denseignementCEProfesseurs Octobre Cf. site IGEN : HYPERLINK "http://igen.education.sn"http://igen.education.sn Envoi des attestations de prise de service des professeurs vacatairesCECenseur, SGOctobreImportant pour la prise en charge salariale des nouveaux agentsConseil denseignement CECenseur, Professeurs de la même disciplineOctobre - novembreExpression des besoins.
Planification des enseignements et des évaluations (progressions harmonisées, évaluations standardisées) ;
Nomination des coordinateur(trice)s de cellules par lIA sur proposition du CE.
Possibilité de négociation dun contrat dobjectifs et datteinte du quantum horaireDésignation des professeurs principaux de classeCEProfesseurs Novembre Tenir compte de limplication de lagent dans la vie de létablissement ;
Communiquer sur ce qui est attendu du professeur principal.Envoi des listes de classes et des emplois du temps des professeursCECenseurs, SGNovembreDestinataire IAAppel à candidatures aux bourses fulbrightCECenseur, professeursDécembreDestination DEMSG par voie hiérarchiqueMise en place des organes de gestion (CGE, cellules pédagogiques, cellules genre FSE/Gouvernement Scolaire, Association Sportive, Clubs, observatoires de la vulnérabilité à la déperdition scolaire, etc.)CEProfesseurs, surveillant(e)s, élèves, APE, Animateurs culturels, Assistant(e) social(e), infirmier(e) NovembreTextes sur le genre : arrêté ministériel n°1371 du 31 mars 2008
Organisation de lélection des représentants au CGE ;
Disposer du décret 2000-337 du 16 mai 2000 portant création des Conseils de gestion dans les établissements denseignement moyen secondaire ;
Disposer de larrêté interministériel 3207 du 17 mars 2004 relatif à la mobilisation et à lutilisation des ressources générées par les établissements denseignement moyen secondaire ;
Disposer de larrêté 3317 MEPEMSLN/SG/DEMSG du 15 septembre 2011 modifiant larrêté 7078/MEN/DC/DAJLD/du 29-09-99 portant organisation et fonctionnement des cellules pédagogiques dans lenseignement moyen secondaire général
Respect des délais (au plus tard avant le 15 novembre)Tenue de la 1ère réunion du CGECEMembres du CGEOctobre Convocation avec ordre du jour de tous les membres au moins une semaine avant la date de la réunion ;
PV validé à envoyer à lIA par la voie hiérarchiqueAppui et suivi des activités des cellules pédagogiquesCECenseur, Coordinateur (trice)s de cellules, Formateur(trice)s de CRFPE, Inspecteurs(trices) de disciplinesA partir de novembre et pour le reste de lannée (suivi)Appui logistique
Participation aux activités (CE, 1er conseiller pédagogique de létablissement)
Réception des PV de réunion et des rapports dactivités
Envoi des rapports à la hiérarchie Etat des personnelsCECenseur DE- Intendant(e) Octobre Destination IARapport succinct de rentréeCECenseur, SG, intendant(e), comptable des matières, infirmier(e)Octobre Respect du canevas
Destination IA, IDENRapport Général de rentréeCECenseur, SG, intendant(e), comptable des matières, infirmier(e)DécembreDisponibilité de la version électronique
Destination IA, DEMSGProposition des membres de jury du BEFEM et du BACCECenseur, office du bac, IDEN, IAMotivation du choix des membres proposés ;
Envoi des propositions à loffice du bac pour le baccalauréat Rapport dactivités CEResponsables dactivitésChaque trimestre Nécessité de faire un rapport trimestriel sur les activités déroulées au sein de létablissementDéclaration des postes vacants et susceptibles dêtre vacantsCECenseurs, professeurs, SGNovembre Informations aux personnels : critères déligibilité (voir guide du mouvement) ;
Constitution de la liste des intéressés.Tenue des pré-conseilsCECellules pédagogiques, surveillant(e)sJanvier Identification des élèves en difficulté à prendre en charge : remédiation, prise en charge psychosociale (existence de modules formation);
Etat des progressions
Préparation des compositionsGestion des dossiers de candidatures au baccalauréatCEBEXC/LycéeDécembre Constitution et acheminement des dossiers de candidatures Visa des cahiers de texteCECenseur, DEChaque trimestreConfrontation avec les cahiers des élèves ;
Possibilité de sappuyer sur le formateur (trice) de CRFPE ;
Eviter dapprécier le cahier de texte du fait de son accessibilité ;
Echange avec lintéressé si nécessaireDemande dautorisation deffectuer des heures supplémentairesCECenseur, professeurs concernésDécembre Utilisation optimale des professeurs ;
Destination IA pour vérification et envoi à la DEMSG ;
Validation et autorisation par la DEMSG ;
Envoi des dossiers à la DAGE par la DEMSG.Organisation des compositions du 1er semestreCECenseur, SG, Coordinateur (trice)s de cellules, professeurs, intendant(e)s, surveillant(e)s, comptable des matières, personnels de charge, élèvesFévrier Disponibilité et sécurisation des sujets
Communication de lagenda et du tableau de surveillanceTenue des conseils de classesCECenseur, SG, surveillant(e)s, et équipe pédagogiqueMars Présence obligatoire des membres du conseilGestion des candidatures au BFEMCESG, Censeur, surveillant(e)Date limite marsConstitution et acheminement des dossiers à lIDENVisites de classes et appréciations des performances des élèvesCECenseur- DE-SGMars Récompense des élèves méritants ;
Rappel à lordre des cas de comportement déviant et de travail insuffisantOrganisation de rencontres professeurs/parentsCECenseur DE Professeurs SG Surveillant(e)s, parents, élèves Mars Préparation de ces rencontres avec des messages accessibles aux parents ;
Aller dans le sens de systématiser les fora communautaires sur les performances.Campagne statistiqueCECenseur, SGMars (date butoir)Préparation de la campagne dès la rentrée scolaire
Remplissage des formulaires avec des données actualisées et fiablesGestion des préinscriptions dans les universités étrangèresCECenseur DE surveillant(e)s, BEXC/lycéeMars Site de Campus France par exemple : HYPERLINK "http://www.senegal.campusfrance.org"www.senegal.campusfrance.org Préparation et participation au concours général CEOffice du Bac, Censeur DE BEXC/lycéeDécembre - maiSélection des candidats et des encadreurs
Constitution et acheminements des dossiers à loffice du baccalauréatProposition des candidatures Collèges du Monde UniCEBEXC/lycée, élèves, SG, CenseurFévrier-marsSélection des candidats
Envoi dossiers à la DEMSGPréparation, organisation, participation au concours régional, concours dexcellence, compétitions sportives, culturellesCECenseur - DE - BEXC/lycée, professeurs encadreursEn fonction des académiesDiversification des sources de financement : Partenariat Public PrivéOrganisation des candidatures aux épreuves facultatives du BacCECenseur - DE - BEXC/lycée, élèves Mai Sensibilisation sur la finalité des épreuves facultatives ;
Réception et acheminements des dossiers à loffice du baccalauréat ;DEROULEMENT DU SECOND SEMESTREGestion du déroulement des épreuves facultatives du baccalauréatCECenseur, DE-BEXC/lycée- surveillant(e)s, élèvesMai Préparation du centre
Mise à disposition du personnel de surveillanceGestion des demandes de mutation des personnels CECenseur, DE, professeurs, SG, surveillant(e)sMai Mise à disposition du miroir et des fiches de mutation ;
Remplissage des demandes de mutation (fichier électronique actuellement) ;
Vérification des demandes (notes administratives et tout acte utile).Tenue de la 2ème réunion du CGECEMembres du CGEJuillet Négociation du projet de budget de lannée scolaire à venir
PV validé à envoyer à lIA par la voie hiérarchiquePréparation et organisation des compositions du 2nd semestre CE
Censeur, SG, Coordinateur (trice)s de cellules, professeurs, intendant(e)s, surveillant(e)s, comptable des matières, personnels de charge, élèvesMai - juinDisponibilité et sécurisation des sujets
Communication de lagenda et du tableau de surveillanceEpreuves anticipées de philo du Bac CECenseur - DE - BEXC/lycée Juin Information et sensibilisation permanente aux candidats
Préparation du centre si l établissement est retenu comme centre ;
Sécurisation des lieux ;
Mise à disposition du personnel de surveillanceEpreuves physiques du Bac & du BFEM CEBEXC/lycée, Professeurs dEPS, candidats, surveillant(e)sJuin Mise à disposition des convocations
Sensibilisation sur les pièces didentification et les convocations à présenter le jour de lexamenConseils de classes de fin dannée CECenseur, Professeurs, surveillant(e)s, Assistant(e) social(e), CAOSPJuillet Présence obligatoire des membres du conseilOrganisation de la journée de lexcellenceCETous les personnels, la communauté, les partenaires de létablissementEn fonction des académiesRécompense des meilleurs élèves ;
Récompense des agents qui se sont distingués dans le travail.Organisation dun forum sur les performances scolaires et lexécution du budgetCETous les personnels, la communauté, les partenaires de létablissementJuillet Bonne préparation des supports de présentation : accessibilité au grand public ;
Rapport de compte rendu du forum.Rapports de fin de stage CECenseur, Professeur encadreurJuin - juilletDestination FASTEFProposition de renouvellement, suppression et régularisation des bourses & aides scolaires CEIntendant(e) - Gestionnaire - Assistant(e) Social(e) Juin - juilletDestination Conseil RégionalCertificats de service fait (HS & encadrement stagiaires) CECenseur - DE
Juin - juilletDestination DEMSG par la voie hiérarchique avec bordereau denvoiParticipation aux jurys dexamen CEEnseignants convoquésJuillet Mise à disposition des convocations ;
Confection des ordres de mission (lycées)Envoi résultats, propositions de fin dannée (passage, redoublement, abandons)CECenseur, SG Juillet - aoûtDestination IA par voie hiérarchique ;
Possibilité de révision des propositions par lIA. Envoi des résultats des examens et concoursCECenseur, SGJuillet - aoûtDestination IA et DEXCO par voie hiérarchique, copie DEMSG.Envoi des rapports sur la manière de servir des enseignants vacataires CECenseurJuillet Destination IA. Envoi des résultats de 3ème aux lycées polarisateurs CESG, surveillant(e)sJuillet - août Destinataire: Proviseurs, copie IA Evaluation des personnels CECenseur, SGJuillet au plus tardDestination Fonction publique
Copie dans le dossier administratif de lagent Réunion de fin dannée des BST CNBSTDirecteurs BST Juillet - aoûtCoordination avec les CE des collèges polarisésRéunion dévaluation de ladministration CEMembres de lAdministration Juillet Permanences de vacances Préparation et envoi des dossiers de demande dorientation en seconde CECenseur, SG, BEXC/Lycée, surveillant(e)sJuillet - aoûtDestination : Lycées polarisateurs et IA (enseignement technique) Préparation et envoi des dossiers de demande dorientation en faculté CEBEXC/Lycée Juillet - aoûtInformation des élèves : impression des formulaires à partir du site de lUniversité choisie.
Remplissage du formulaire
Constitution du dossier avec pièces jointes valables
Envoi des demandes dorientation par le CE
Destinataires: Rectorat UCAD et DES pour les autres universitésCommande de matériel du 1er semestre de lannée à venirCEIntendant(e)/gestionnaire Comptable des Matières Juillet - aoûtEngagement aux mois juillet -aoûtAgenda adapté de USAID/PAEM, Le Guide du Chef dEtablissement, réalisé par le collectif des chefs détablissement moyen et secondaire, novembre 2004QUELQUES TACHES PERMANENTES
Traitement du courrier Arrivée et Départ :
Enregistrement ;
Lecture ;
Suite à donner ;
Classement et archivage.
Laccueil des parents et des usagers :
Disponibilité à légard des usagers.
Mise en place un dispositif daccueil des usagers ;
Bonne gestion du temps (discerner lurgent, limportant et le prioritaire) ;
Le contact individuel avec le personnel et les élèves ;
Lencadrement des activités péri et parascolaires ;
La signature des documents de gestion comptable : sattacher au respect strict des règles de lorthodoxie financière ;
Le contrôle et laccompagnement du fonctionnement pédagogique, administratif de létablissement et lappui matériel : le bon démarrage de la journée doit être un objectif permanent ;
La transmission aux parents des relevés (carnets) de notes mensuels ;
Létat mensuel des absences.
Le suivi des relations avec les partenaires ;
Le suivi des relations avec les autorités locales (collectivités notamment) ;
QUELQUES TACHES PONCTUELLES
La participation aux stages, séminaires et réunions convoqués par les autorités ;
La démultiplication des formations au sein de létablissement ;
Laccueil des stagiaires des écoles de formation ;
La réponse aux invitations et la participation à diverses manifestations ;
DEUXIEME PARTIE:
DOMAINES DE GESTION ET OUTILS DE MANAGEMENT
LES DIFFERENTS DOMAINES DE GESTION
DOMAINESOUTILS DE MANAGEMENTGESTION ADMINISTRATIVE ET DES RESSOURCES HUMAINES
Organigramme dun établissement : collège et lycée
Passation de services pour les nouveaux Chefs dEtablissements
Confection, acheminement, réception et traitement des demandes de transfert délèves
Réunion de rentrée des personnels
Délivrance des certificats de prise de service
Règlement Intérieur consensuel et participatif
Rapport dactivités
Gestion des dossiers de candidatures au baccalauréat
Demande dautorisation deffectuer des heures supplémentaires
Gestion des candidatures au BFEM
Propositions de renouvellement, suppressions & régularisation des bourses & aides scolaires
Certificats de service fait (HS & encadrement stagiaires)
Envoi résultats, propositions de fin dannée (passage, redoublement, abandons)
Bordereau denvoi
Texte sur les heures supplémentaires
Demande dexplication et de mise en demeure
Certificat de cessation de service pour les agents mutés
Acte de mise en congé de maternité sur demande de lintéressée (fonctionnaire, non fonctionnaire)
Fiche de renseignements pour le personnel
Bulletin de visite médicale (pour le personnel)
Billets de sortie
Billets dentrée pour retard
Billets dentrée pour absence
Certificat de prise de service
Certificat dexercice
Imputation budgétaire
Note de service
Relevé mensuel des absences
Etat des absences
Demande de dossier administratif/scolaire
Dossier de demande de bourseGESTION PEDAGOGIQUEProgrammes : HYPERLINK "http://igen.education.sn"http://igen.education.sn
Crédits horaires par discipline
Planification de la mise en uvre des programmes
Appui et suivi des activités des cellules pédagogiques
Suivi des progressions et des évaluations
Dispositif de remédiationGESTION MATERIELLE ET FINANCIEREModèle dinventaire des ressources
Quitus bibliothèque
Livre journal (à acheter)
Grand livre des comptes (à acheter)
Fiche dinventaire
Carnet de bons de commandes (faire la demande au ministère des finances ou au CRF)
Carnet de bons dentrée dans lexistant (à acheter)
Carnet de bons de sortie provisoire de lexistant (à acheter)
Carnet de bons de sortie définitive de lexistant (à acheter)
Fiche de consommation des stocks
Spécimen de signatures (à retirer à la DAGE/MEN ou au CRF)
Relevé récapitulatif des matières
Modèle de budget prévisionnel
Certificat administratif
Gestion des ressources additionnellesENVIRONNEMENT SCOLAIRE, EQUITE ET GENREOutil de gestion de léquité dans létablissement
Outil de gestion durable de létablissement scolaire
Outil de gestion de lhygiène, de la sécurité des locaux (désherbage, désinsectisation, etc. et de la santé des élèves
Fiche dinspection des infrastructures et équipements pour lentretien préventif et petites réparations
Correspondance pour la prise en charge des grandes réparations
Serment de lenseignant
Gestion des mariages et grossesses précoces délèvesCOMMUNICATION ET PARTENARIATOrganisation dun forum sur les performances scolaires et lexécution du budget
Canevas dun plan de communication
Canevas délaboration dun projet détablissement
Convention de partenariat
DOMAINE I :
GESTION ADMINISTRATIVE ET DES RESSOURCES HUMAINES
ORGANIGRAMME DUN COLLEGE DENSEIGNEMENT MOYEN GENERAL
ORGANIGRAMME DUN LYCEE DENSEIGNEMENT SECONDAIRE GENERAL
CARTOGRAPHIE DES ACTEURS ET PARTENAIRES DE LETABLISSEMENT
Source : Adapté de USAID/EPQ (2011) : Dimension genre : facteur clé dune éducation de qualité ; Guide pratique pour le sous secteur du moyen.CIRCULAIRE N° 14025/MENC/DAG/FM DU 19/11/63 PORTANT ATTRIBUTIONS RESPECTIVES DES CHEFS DÉTABLISSEMENT ET INTENDANT(E)S EN MATIÈRE DADMINISTRATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE DES ÉTABLISSEMENTS
Les opérations administratives et comptables sont partagées entre un Proviseur (Directeur ou Directrice) et un Intendant(e) (ou Econome) dans les rapports indiqués ci-dessous, sous la haute surveillance dun Conseil dAdministration.
LE PROVISEURLINTENDANT(E) OU LECONOMELe Proviseur est le Chef et lAdministrateur de létablissement
-Il est le représentant officiel dans les actes de la vie civile et notamment dans ses rapports avec les Ministères
- Il assiste à toutes les séances de travail, conférences, cérémonies, auxquelles létablissement est convié
- Suivant la nature des questions à traiter, il peut se faire assister par un ou plusieurs de ses collaborateurs ou se faire représenter par eux
- Il signe tout le courrier de létablissement mais, peut également déléguer sa signature.
- le Proviseur rend exécutoires les titres de recettes préparés par lIntendant(e)
- il engage les dépenses de létablissement dans la mesure des crédits ouverts.
- il signe les bons de commande et liquide les factures correspondantes
- il vérifie et vise tous les livres et documents comptables (matières et deniers) et procède à des vérifications périodiques de la caisse
- il se fait présenter les situations de crédit
- il prépare, présente et soutient en collaboration avec lintendant(e) devant le Conseil dadministration, le budget de létablissement
- il passe les marchés de fournitures qui ne sont pas du ressort du MENC
- il surveille et contrôle toute lactivité des services de lintendance et accorde une attention toute particulière à la vie de linternat-lIntendant(e) est le chef des services de lintendance
- il est lagent comptable de létablissement
- il prépare les titres de recettes émis par le proviseur, en poursuit le recouvrement et provoque trimestriellement les ordres de reversement au Trésor
- il rédige les ordres de dépenses, est responsable de leur exécution matérielle, prépare et vise les documents nécessaires à leur règlement
- par le visa des bons de commande, lIntendant(e) contrôle lexécution du budget. Il doit refuser son visa en cas dimputation erronée ou dabsence de crédit.
- il est chargé de la caisse et détient seul la clé du coffre
- un double est cependant remis au Proviseur sous pli cacheté à la cire avec la combinaison du coffre établie par lIntendant(e) lors de son installation
- il est chargé de la comptabilité des deniers et matières et de la tenue de tous les livres et documents comptables sy rapportant.
- il est seul responsable du mobilier et matériels usuels
- il est le gérant de la caisse davances et le billeteur de létablissement en ce qui concerne les soldes, les bourses, les heures supplémentaires
- il rédige le courrier relatif à ses services
- il est le chef de tout le personnel dintendance (bureau, internat, externat, service général) tout ordre donné à celui-ci doit obligatoirement passer par son canal
- le but des services dintendance étant essentiellement de procurer à tous maîtres et élèves, les meilleures conditions matérielles possibles pour leur permettre daccomplir leur travail respectif, lintendant(e) doit veiller personnellement à lentretien et au renouvellement du mobilier et du matériel, à la bonne tenue des locaux, au bon fonctionnement des
bibliothèques, du service des fournitures, ceci en étroite collaboration avec le Censeur.
Dans les établissements pourvus dun internat, lIntendant(e) par de fréquentes visites au foyer, aux dortoirs, à la cuisine, aux réfectoires et à la fin des repas, partage la vie des internes.
- il assiste le plus souvent possible à la réception des denrées fraîches (poissons, viande, lait, pâtisserie, glace et requiert une inspection sanitaire si nécessaire)
Dans laccomplissement de sa tâche, lintendant(e) est assisté de sous intendant(e)s, dattachés dintendance ou de commis dont il organise le service, mais il reste seul responsable de la marche de celui-ci devant le Chef détablissement
CIRCULAIRE N° 1950/MEN/S2 DU 14/5/1966 PORTANT ATTRIBUTIONS DES CENSEURS ET CHEFS DÉTABLISSEMENT
Une délimitation stricte des attributions respectives du Chef détablissement et du Censeur dune part, du Censeur et du Surveillant(e) général dautre part, semble à première vue malaisée, ces attributions étant souvent modulées selon limportance des lycées ou la diversité des situations locales.
La Direction et ladministration dun lycée sont confiées à un Proviseur ou à un/une Directeur. Tous les autres fonctionnaires lui sont subordonnés en tout ce qui concerne leurs fonctions.
Le Censeur des études est de fait ladjoint, le collaborateur direct du chef de létablissement quil assiste dans ses fonctions, et quil remplace en cas dabsence ou dempêchement. Il reçoit directement les ordres du Proviseur et lui rend compte de lexécution, assisté en cela par les surveillant(e)s généraux. Son rôle se désigne de la façon suivante:
Elèves - Le Censeur est le surveillant(e) spécial et immédiat de tout ce qui concerne lenseignement et la discipline. Le Censeur surveille la conduite, les murs, le travail et le progrès des élèves. Il constitue et contrôle les listes dinscription des élèves. Tient à jour le registre général. Il vérifie mensuellement les effectifs par classes et catégories (internes - demi-pensionnaires - externes). Il contrôle les absences des élèves.
Il est responsable de la discipline générale et de la tenue des élèves. A cet effet, il exerce une police particulière sur les externes dont il surveille lentrée et la sortie. Il est assisté dans cette tâche par la surveillance générale. Il examine tous les livres, dessins et gravures qui entrent dans le lycée et écartera ce qui pourra être dangereux pour les murs.
Il préside personnellement à lentrée et à la sortie des classes, aux récréations et aux promenades. Il participe au service dinternat. Il pourra ainsi entrer à toute heure dans les salles détudes. Il contrôle le travail des élèves par lexamen des cahiers de textes de classe et des feuilles de notes hebdomadaires. Il veille à la régularité des devoirs. Il signe les carnets de notes et doit pouvoir chaque semaine, rendre compte au Proviseur du travail et du progrès général des élèves.
Professeurs et surveillant(e)s généraux - Mais sil est malaisé actuellement de faire une délimitation entre les attributions souvent connexes, on peut rappeler que le Censeur, suppléant immédiat du Chef détablissement reste particulièrement chargé des rapports avec les professeurs et de tout ce qui concerne lenseignement.
Il établit également le tableau des compositions et le fait approuver par le Proviseur. Aucune modification ne devra y être apportée sans son autorisation. Il vise les feuilles de compositions, reçoit et classe les copies après celles-ci.
Toutes les notes des professeurs et interrogations ou compositions lui sont obligatoirement remises. Il est habilité à attirer lattention des professeurs sur les erreurs ou des irrégularités qui pourraient se glisser dans létablissement ou le relevé de leurs notes ou dans leur périodicité. Sur le plan pédagogique, sil constatait un défaut caractérisé dans le travail dun professeur, il devrait en faire part au Proviseur et éviter dintervenir directement lui-même auprès du professeur intéressé.
Enfin, il va de soit quaucune remarque du Censeur sur le travail ou le comportement dun professeur ne saurait être faite par lui aux élèves ou en présence des élèves. Cette règle générale étant dailleurs valable pur tout le personnel de direction de nos établissements et à nimporte quelle occasion.
Il organise les divers examens de létablissement dont les sujets lui sont fournis par les professeurs. Il contrôle lassiduité de tout le personnel (enseignant et de surveillance). Les professeurs linformeront de leur absence pour quil puisse prévoir les suppléances. Il établit dailleurs un état mensuel des absences, lequel état sera transmis par le Proviseur à ladministration centrale.
Le Censeur établit également le tableau du service du personnel de surveillance en rapport avec la surveillance générale.
Il fait la répartition des tâches (écritures administratives, services de bibliothèques, mouvement des classes, contrôle et surveillance des études); le Censeur prépare le palmarès pour la distribution des prix.
Je rappelle que les surveillant(e)s généraux participent, sous lautorité du Proviseur, au service du censorat. A ce titre, ils sont chargés entre autres du contrôle du service des maîtres dinternat et dexternat.
Je recommande une réunion journalière au début de la matinée, du Proviseur, du Censeur et de la surveillance générale pour coordonner et rendre compte du travail de chacun.
Matériel - Le Censeur est le contrôleur et le conservateur de tout le matériel pédagogique: matériel de classe, matériel scientifique, matériel de bibliothèque. Les commandes de ce matériel doivent lui être adressées par les professeurs responsables et par les conseils denseignement. Il veille à lentretien du matériel; toute utilisation de ce matériel sera faite avec son autorisation. Il sera établi des registres de matériel (un par spécialité). Les registres revêtus des signatures nécessaires (Proviseur, Censeur, Intendant(e), professeur responsable) seront tenus à jour, et devront être disponibles en vue de toute inspection (Directeur des inspections, inspecteur général dEtat).
Bourses, heures supplémentaires - Le censorat établi les projets de décisions dheures supplémentaires ou dheures de suppléance ainsi que létat trimestriel du service fait des heures supplémentaires. Il tient à jour le fichier des bourses, contrôle des décisions. Les services de lintendance établiront les états trimestriels de paiement des bourses en rapport avec le Censeur (visa du Censeur).
Je rappelle en conclusion que la saine organisation dun lycée est le fruit dun accord parfait dans léquipe de direction.
Pour cela, il faut que les relations entre tous les membres de cette équipe soient nombreuses, permanentes, étroites et franches.
Les efforts de chacun doivent tendre, dans un climat de confiance, dans un esprit collégial et une entente harmonieuse, à concourir à la bonne marche de létablissement dont le Proviseur reste le seul responsable officiel.
CIRCULAIRE N° 2227/MEN/MES/SG/DEMSG DU 21/3/85 PORTANT ATTRIBUTION DES SURVEILLANT(E)S ET SURVEILLANT(E)S GÉNÉRAUX
A la suite de linterprétation souvent restrictive quune partie du personnel de surveillance placé sous votre autorité donne de son rôle, je crois utile de rappeler par la présente circulaire létendue des attributions des surveillant(e)s et surveillant(e)s généraux.
SURVEILLANT(E) GENERALSURVEILLANT(E)SLes surveillant(e)s généraux, membres du personnel administratif, sont chargés sous lautorité du Chef détablissement :
1°) du maintien de lordre et de la discipline dans létablissement, à ce titre, ils doivent veiller:
- à lapplication du règlement intérieur de létablissement;
- à lordre matériel et à la discipline dans toutes les parties létablissement qui sont placées sous leur ressort;
- au contrôle des absences et des entrées des élèves;
- à la prise en charge des élèves en cas dabsence des professeurs
2°) de léducation des élèves et de laction pédagogique de léquipe administrative de létablissement
Les surveillant(e)s généraux participent notamment au contrôle de la conduite des élèves et de leur travail. Ils ont sous leur responsabilité des surveillant(e)s dont ils organisent les emplois du temps en accord avec le chef détablissement et dont ils contrôlent les activités. Ils participent à la permanence administrative pendant les vacances scolaires conformément aux dispositions en vigueur.Le service des surveillant(e)s comprend:
La surveillance des études, des récréations, de la permanence ;
La surveillance des mouvements, les services scolaires à lintérieur ou lextérieur de létablissement (notamment les écritures). En cas dabsence des professeurs, ils assurent la surveillance des élèves.
Les surveillant(e)s assurent un service hebdomadaire de 36 heures. Ils peuvent être autorisés en vertu de leurs droits à la formation, à poursuivre des études mais sous réserve de laccord du chef détablissement et de manière compatible avec les nécessités de service.
IMPORTANT :
Rappeler ces instructions au personnel concerné et à en assurer le respect
DECRET 2000 337 DU 16 MAI 2000 PORTANT CREATION DES CGE DANS L'ENSEIGNEMENT MOYEN ET SECONDAIRE GENERAL
Article premier : Il est créé au niveau de chaque établissement denseignement moyen et secondaire, un Conseil de Gestion
CHAPITRE PREMIER : COMPOSITION, ATTRIBUTIONS ET FONCTIONNEMENT
Article 2 : Le conseil de gestion de chaque établissement moyen et secondaire est composé comme suit
1. Les membres de droit
A) AU NIVEAU DU LYCEEB) AU NIVEAU DU CEM ET DU BSTLe Chef d'établissement, Président
Le Censeur ou le Directeur (trice) des Études
L'Intendant(e)
Le/la représentant(e) du Conseil régional
Le/la représentant(e) du Maire
Le/la représentant(e) du TrésorLe Chef d'établissement, Président
Le/la Surveillant(e) général
Le/la Gestionnaire
Le/la représentant(e) du Conseil régional
Le/la représentant(e) du Maire
Le/la représentant(e) du Trésor
2. Les membres élus
A AU NIVEAU DU LYCEEB AU NIVEAU DU CEM ET DU BST1 Surveillant(e) général(e)
2 représentants des parents délèves
Représentants du personnel enseignant:
3 jusquà 1000 élèves ;
4 pour plus de 1000 élèves
Représentants du personnel de surveillance:
1 jusquà 1000 élèves;
2 pour plus de 1000 élèves
Les représentants des élèves :
1 jusquà 1000 élèves ;
3 pour plus de 1000 élèves1 Surveillant(e) général(e)
2 représentants des parents délèves
Représentants du personnel enseignant:
3 jusquà 1000 élèves ;
4 pour plus de 1000 élèves
Représentants du personnel de surveillance
1 jusquà 1000 élèves;
2 pour plus de 1000 élèves
Les représentants des élèves :
1 jusquà 1000 élèves ;
3 pour plus de 1000 élèves
Il est prévu deux suppléants pour chaque catégorie de membres élus.
Lélection des membres élus se fait à une date et à une heure fixée par le Chef détablissement et au plus tard le 15 novembre.
Pour lélection des représentants du personnel enseignant et de surveillance, le Chef détablissement dresse les listes délecteurs et les communique au personnel. Chaque électeur est éligible dans sa catégorie.
Pour lélection des représentants des Parents délèves, une assemblée générale est organisée par les responsables de cette structure en relation avec le Chef détablissement.
Pour lélection des représentants des élèves, une assemblée générale des délégués de classe est convoquée à cet effet par le Chef détablissement.
Lélection des membres élus a lieu au scrutin secret, à la majorité simple des voix.
Dans un délai de quinze (15) jours, le Chef détablissement transmet à lInspecteur dAcadémie les copies des procès verbaux des différentes élections.
Article 3 : Le conseil de gestion exerce par lui même, soit par sa Section Permanente prévue à larticle 5, des attributions relatives au fonctionnement matériel et moral de létablissement. Le conseil de gestion donne son avis sur létat prévisionnel des recettes et des dépenses, lobservation des prescriptions relatives à lhygiène et sur toutes les questions qui lui sont soumises par le Ministre de lEducation, lInspecteur dAcadémie, le Chef détablissement ou la Section Permanente. Le conseil de gestion vote le budget.
Article 4 : Le conseil de gestion se réunit autant de fois que de besoin et au moins deux (2) fois par an, au début et à la fin de lannée scolaire, sous la présidence du Chef détablissement. En cas dempêchement de celui-ci, la suppléance est assurée au niveau du lycée par le Censeur et au niveau du CEM et du BST, par un professeur désigné par le Chef détablissement parmi les représentants du personnel enseignant au conseil de gestion.
Les délibérations ne sont valables que si le nombre de membres présents est au moins égal à la majorité des membres du conseil. Le Chef détablissement désigne un secrétaire parmi les membres du conseil. Le procès verbal des séances est tenu dans un registre disponible auprès du Chef détablissement. Dans un délai de quinze (15) jours après la séance, une copie du procès verbal est transmise à lInspecteur dAcadémie.
Article 5 : La section permanente du conseil de gestion est composée comme suit :
Le Chef détablissement, président ;
le Censeur ou le Directeur(trice) des études ;
le Surveillant(e) général ;
lintendant(e) ou le gestionnaire ;
les représentants du personnel enseignant et de surveillance au conseil de gestion.
La section permanente du conseil de gestion comprend un conseil intérieur et un conseil de discipline.
Le Conseil intérieur donne son avis sur :
laménagement de la vie scolaire en vue de léducation morale et civique
la tenue matérielle de létablissement, son équipement, lentretien, le renouvellement et lenrichissement du matériel scolaire et scientifique.
Le rayonnement de létablissement à lextérieur.
Le conseil intérieur se réunit au moins deux fois par an, au début et à la fin de lannée scolaire.
Le Conseil de discipline agit en matière disciplinaire. Il peut proposer le règlement intérieur de létablissement et il statue sur les cas de discipline individuels ou collectifs. Ses attributions sont consultatives. Il se réunit à la fin de chaque trimestre et chaque fois que de besoin.
CHAPITRE II : DISPOSITIONS DIVERSES
Article 8 : Les fonctions de membre du conseil de gestion sont gratuites et ne donnent droit à aucune rémunération.
Article 9 : Toute vacance au sein du conseil de gestion par suite de mutation, démission ou décès en cours dannée scolaire parmi les élus, est complétée par appel aux suppléants.
Le nouveau conseiller est élu pour la durée du mandat qui reste à courir.
Article 10 : Sont abrogées les dispositions du décret 65.414 du 18 juin 1965 relatif aux conseils de gestion des lycées, Collèges et Ecoles Normales et toutes dispositions contraires au présent décret.
NOTE DE SERVICE DU MINISTERE DE L'EDUCATION NO. 005670/ME/DC/JPN/JM DU 23 NOVEMBRE 2005
Objet: Gestion des crédits des établissements et compétences du Conseil du CGE
Suite aux différents errements constatés dans la gestion des établissements d'enseignement moyen et secondaire, je rappelle par la présente note de service que seul le Conseil de Gestion, institué par le Décret 2000-337 du 16 mai 2000, est compétent pour la gestion des recettes mises à disposition ou générées par ces établissements.
Par recettes, l'on doit entendre:
Les frais d inscription comprenant ce qu'il était convenu d'appeler les droits d'inscription et les cotisations des Associations de Parents d'Élèves (APE);
Les contributions des partenaires et des Collectivités locales;
Les produits des manifestations socioculturelles et des locations d'infrastructures;
Les subventions, dons, et legs;
Les produits des diverses prestations de service.
Il importe de noter que les crédits ci-dessus énumérés doivent être gérés conformément aux dispositions de l'arrêté interministériel no. 003207 du 17 mars 2004 qui dispose en son article 4, que "Le Conseil de Gestion de chaque établissement moyen ou secondaire est chargé du contrôle, de la mobilisation et de l'utilisation des ressources générées par ledit établissement."
L'article 5 du même arrêté précise
: "La fonction d'administrateur du Conseil de Gestion est assumée par le Chef d'établissement. L'intendant(e) ou le gestionnaire est le comptable des recettes et des dépenses."
En conséquence, il importe d'attirer l'attention sur le fait que toute personne qui détiendrait par devers elle tout ou partie de ces fonds publics sans y être dûment habilitée par les textes en vigueur, se mettrait dans la situation du comptable de fait et engagerait ainsi sa responsabilité personnelle.
Vous voudrez bien assurer à cette présente note une large diffusion.
Le ministre
CIRCULAIRE N°2947 ME/IGEN/Y.D/S.K DU 05 JUIN 2002 PORTANT SUR LA JOURNEE CONTINUE DANS LES LYCEES ET COLLEGES
La journée continue à lEcole impose certaines conditions dites daccompagnement garantes de la qualité qui sied à la réalisation de performances scolaires. Nous pouvons citer :
lexistence de blocs sanitaires fonctionnels, propres, en nombre suffisant et répondant aux normes.
des salles de classe en adéquation avec le nombre de classes pédagogiques.
une cour ombragée, munie de bancs, pour permettre une détente des élèves au cours de la pause.
une restauration sur place à un coût supportable par les ménages souvent démunis.
une organisation pédagogique pertinente ne réduisant pas le temps dapprentissage qui sera distribué quotidiennement entre 8H et 17H
pause de 30mn
libération du mercredi après midi
libération du samedi matin, si cela est possible.
Ainsi, lautorisation accordée à un établissement pour organiser la journée continue doit se fonder sur lanalyse de la situation pédagogique, économique, sociale et financière dudit établissement.
Ladministration scolaire chargée de décerner lautorisation en vue de linstauration de la journée continue, doit pouvoir collecter des informations vérifiables (cf. guide joint) pour apprécier objectivement lopportunité de donner son accord.
Lautorisation est donc consécutive à la réception dun rapport du chef détablissement faisant létat des lieux et après analyse et vérification des données contenues dans le rapport.
Par ailleurs, une autorisation nest jamais accordée de manière irrévocable. Elle peut être suspendue pour cause de détérioration des conditions de travail par lautorité administrative compétente.
LInspecteur dAcadémie est lautorité administrative qui décerne les autorisations aux établissements de sa circonscription.
GUIDE POUR UN ETAT DES LIEUX
Le présent guide structure le rapport du Chef détablissement qui souhaite instaurer la journée continue
I. IDENTIFICATION DE LETABLISSEMENT
Nom :
Adresse :
IA :
IDEN :
Tél.
E-mail :
II. SITUATION DES PERSONNELS
II-1 Proviseur ou Principal
Nom et Prénoms
II 2 Surveillant(e)s
Nombre de surveillant(e)s généraux
Nombre de surveillant(e)s simples
II 3 Secrétariat
Nombre de secrétaires et qualification
II 4 Personnel de service
Personnel de charge
Gardien
II 5 Professeurs
Liste des professeurs par discipline mentionner leur qualification (CAEM, CAES, Instituteur) et leur emplois du temps
III. LOCAUX ET EFFECTIFS
Nombre de salles de classes :
Nombre de classes pédagogiques :
Locaux réservés à ladministration :
Description des sanitaires (nombre, qualité)
Cour ombragée :
Bancs disposés dans la cour (nombre, qualité) :
Effectifs des élèves :
Garçons :
Filles :
Préciser public ou privé :
IV. ORGANISATION DU SERVICE
Crédits horaires par discipline et par cours, réellement appliqués :
Seuil de rotation dans les classes :
Activités socio-éducatives :
Créneaux horaires choisis pour les cours, les TP, les TD, la récréation et la pause :
Rôle des professeurs et des surveillant(e)s dans une organisation de la journée continue
Perception quont les élèves, les enseignants et les parents délèves de la journée continue en ce qui concerne lorganisation de leur travail (indiquer la méthodologie utilisée et joindre tous les documents en faisant foi)
V. RESTAURATION
V 1 Organisation de la restauration
Lieux :
Personnes ressources
Ventes (prix moyens)
Créneaux horaires
Hygiène des denrées :
Gestion et contrôle des denrées
V 2 Financement (subventions)
Origine et nature
Forme et hauteur des financements
Gestion des ressources
Procédures de contrôle
VI. Vux et suggestions
DÉCRET 78.227 DU 28 FÉVRIER 1978 ABROGEANT ET REMPLAÇANT LES ARTICLES 2 ET 3 DU DÉCRET 61.175 DU 24 AVRIL 1961 DÉTERMINANT LES MESURES DESTINÉES À ASSURER LE RESPECT DES HORAIRES DE TRAVAIL DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES
Article premier. Les articles 2 et 3 du décret 61.175 du 24 avril 1961 sont abrogés et remplacés par les dispositions suivantes.
Article 2. Toute absence constatée au moment dun contrôle effectué par les autorités compétentes, si elle nest pas justifiée par un cas de force majeure dûment établi ou par une autorisation régulièrement délivrée, met son auteur en position dabsence irrégulière et lexpose aux mesures ci après:
toute absence fera lobjet dune lettre dobservations adressée à lintéressé avec demande dexplications écrites;
quatre absences non justifiées ou plus au cours du même mois entraînent à lencontre de lintéressé lémission dun ordre de recettes, conformément aux taux mensuels ci-après définis, déduction faite des allocations familiales:
pour une demi-journée 1/60ème du salaire
pour une heure : 1/240ème du salaire
pour une demi-heure : 1/480ème du salaire
pour un quart dheure : 1/960ème du salaire
Article 3. Les ordres de recettes sont émis pour chaque ministère, sur rapport du fonctionnaire responsable qui létablit et transmet mensuellement au Ministère des finances et des affaires économiques, le décompte des absences des agents de son département à lexclusion de ceux dentre eux cités à larticle premier.
Le décompte mensuel est obtenu pour chaque agent en additionnant les durées réelles des retards commis.
Le produit des précomptes est classé aux «recettes diverses»
Article 4. Le Ministre dEtat chargé des Finances et des Affaires Économiques et chacun des Ministres sont chargés de lexécution du présent décret qui sera publié au Journal Officiel.
MODELE DE PV DE PASSATION DE SERVICE
République du Sénégal
Un Peuple Un But Une Foi
MINISTERE DE LEDUCATION NATIONALE
INSPECTION DACADEMIE DE
..
PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE
ENTRE
Madame/ Monsieur, Prénom Nom, fonction, sortant
ET
Madame /Monsieur, Prénom Nom, fonction, entrant
Annotation : Numéroter toutes les pages et parapher chaque page du procès-verbal par lentrant et le sortant
Lan
et le
, M, Mme, , Fonction, sortant a passé le service à M, Mme, , Fonction entrant,
Situation administrative des agents entrant et sortant
Annotation : dabord présenter la situation administrative du sortant
M. Mme Prénom NOM, grade et matricule de solde ,
Acte de nomination
Nature
. N°
..date
Acte de cessation de service
Nature
. N°
..date
Annotation : Ensuite présenter la situation administrative de lentrant
Acte de nomination
Nature
. N°
..date
..
Etat des services dans les fonctions ou dans les fonctions similaires de lagent entrant : (il sagit de poste de responsabilité)
Section I: présentation de la situation de létablissement ou du service
Position de létablissement dans le dispositif académique
Missions du service
Organisation du service (présentation organigramme)
Situation des personnels par discipline, corps et grade : nombre par grade
Liste nominative du personnel administratif (annexe 1)
Liste nominative du personnel enseignant (annexe 2)
Liste nominative du personnel dappoint (Annexe 3)
Section II Exposé des principales affaires en instance (toutes les questions qui peuvent avoir un effet sur le fonctionnement de létablissement ; des questions à prendre en repérage)
Section III. Courrier et archives
Courrier confidentiel : départ et arrivée
Courrier ordinaire : départ et arrivée ouverts de tel n° à tel n°
Annotation : citer les registres ouverts de tel n° à tel n°
Note : « Enumérer les principaux documents en usage ou archives (registre à larrivée, au départ, classeur chronologique, les lettres
et tous autres registres particuliers au service. »
Section IV. Situation des crédits
Paragraphe 1er. Exécution du budget de létat
Situation générale des crédits :
1° Fonctionnement :
Chapitre : Section : Titre :
Annotation : Les références budgétaires doivent être fournies comme lannée budgétaire, le chapitre, la section, le titre. Pour chaque type de dépense, indiquer larticle, le paragraphe et la ligne
ArtParagrapheLigneLibellésCrédits allouésCrédits engagésCrédits disponibles
Annotation : Le tableau proposé par le décret est simplifié et les termes revus. En fait, les libellés renvoient aux catégories de dépenses déclinées en nature de dépenses. Lordre est changé pour suivre les étapes dallocation dabord, dengagement ensuite pour enfin déterminer les crédits disponibles qui engagent la responsabilité de lentrant à la prise de fonction.
2° Dépenses communes
ArtParagLigneLibellésCrédits allouésCrédits engagésCrédits disponibles
Annotation : Il est possible de faire un tableau regroupant le fonctionnement et les dépenses communes.
En outre, le décret demande de :
« ventiler approximativement le crédit de larticle en fonction des besoins correspondants à une catégorie ou à chaque nature de dépenses.
Reprendre toutes les rubriques budgétaires figurant au sommier des dépenses. »
3° Ressources extrabudgétaires (additionnelles)
Désignationrecettesdépensessolde
Compte tenu de la diversité de crédits quon a dans un service donné, il est conseillé de : « dresser dautres tableaux pour des dépenses couvertes par dautres crédits autres que les crédits de fonctionnement » et Factures et états des sommes dues et arriérés
Annotation : Cette partie a une importance capitale car dans lattestation sur lhonneur faite par le sortant, il est fait mention quaucune facture autre que celles figurant dans le procès-verbal de passation de service nest attendue. Cest là une manière de contrôler la sincérité, lexactitude et lexhaustivité des arriérés pour éviter des situations dommageables au service et à lentrant.
1° Fonctionnement
Dépenses périodiques : eau, électricité, téléphone.
Libellés de dépenses N° Factures Dates BénéficiairesMontant Totaux
Annotation : Chaque catégorie de dépenses peut comprendre plusieurs factures à référencer en précisant leur date c'est-à-dire les mois antérieurs à la passation de service, les bénéficiaires compris comme fournisseurs et le montant de chaque facture.
Dépenses occasionnelles
Libellés de dépenses N° Factures Dates BénéficiairesMontant Totaux
2° Dépenses communes
Mêmes situations pour le fonctionnement
3° Autres dépenses
Mêmes situations pour le fonctionnement
Evaluation des dépenses consommées mais non encore engagées
Ces dépenses sont généralement prises en charge par létat
Eau
Electricité
.
Téléphone
Situation des provisions
Donner la situation détaillée des crédits engagés au titre des dépenses permanentes et des dépenses sur le marché.
Récapitulation des provisions
a)Fonctionnement
Crédit de larticle (dotation ou délégation)
.
Crédit engagé
Crédit disponible théorique
.
Factures arriérées non engagées
Dépenses consommées non facturées
.
Crédit réellement disponible
b) Dépenses communes
Mêmes situations que pour le fonctionnement
Autres dépenses : dépenses tirées des recettes extrabudgétaires
Mêmes situations que pour le fonctionnement
Paragraphe 2 Livres comptables
1° Carnets de bons dengagement
Annotation : donner les références précises des carnets de bons épuisés et celles des carnets de bons en service
Le décret demande d « énumérer tous les bons dengagement (ou de commandes), ouverts ou non laissés par lagent sortant pour toute sa gestion ; faire apparaître les carnets manquants des gestions antérieures et de la gestion de lagent sortant ».
2° Registre des créanciers (sommier des dépenses)
Indiquer sil est tenu et sil est à jour
3° Registre des marchés
Indiquer sil est tenu et sil est à jour
Section V. Situation des caisses et livres comptables correspondants
Annotation : A ce niveau, il sagit de la gestion financière
Régie de recettes
1° Situation de caisse
Annotation : Dans les établissements denseignement moyen et secondaire, les ressources générées par les frais dinscription et autres sources doivent obligatoirement faire lobjet de situation en termes de recettes et de dépenses selon lesprit des textes réglementaires qui régissent la mobilisation et lutilisation des frais dinscription ( citer les références). Arrêté interministériel 003207 du 17 mars 2004
2° Livres comptables (énumération de tous les livres comptables et indiquer sils sont à jour ou non) : livre journal, grand livre des comptes, carnet de bon de commande, carnet de bons dentrée, carnet de bons de sorties, carnet de bon de sortie provisoire, sommier des dépenses engagées, etc
Régie davances (si elle existe)
1° Situation de caisse
Annotation : indiquer le n° de larrêté de création, le montant du plafond ; le n° de larrêté de nomination du gérant. Pour la situation : indiquer lapprovisionnement (date) et montant
En guise dexemple, le tableau suivant peut en rendre compte
Lettre apport approvisionnementImputation Montant de lengagementDépenses effectuéesCrédits disponiblesObservations
2° Livres comptables (idem)
Note : mentionner les différences entre les situations comptables et les espèces en caisse
Annotation : Faire le décompte
Billetage sil existe dans le létablissement
Annotation : ça peut sappliquer aux IA et IDEN qui paient des salaires de volontaires et de vacataires. Avec la bancarisation, à moyen terme, cette situation peut être dépassée
1° Situation de caisse
2° Livres comptables (idem)
Bourses (Conseil régional)
1° Situation de caisse
2° Livres comptables (idem)
Etc.
Section VI. Situation des magasins et livres comptables correspondants
Magasin de denrées
Annotation : cas des cantines et des quelques rares établissements ayant encore un internat
Magasin de fournitures (1)
Bibliothèque : ne pas omettre les mallettes pédagogiques (1)
Lingerie : (1)
Infirmerie (1)
Ateliers (1)
Laboratoires (1)
Parc automobile, carburants, pièces détachées (1)
1° Parc
2° Carburants (tickets et provisions chez les fournisseurs
3° Pièces détachées
: A chacune de ces rubriques correspondent les sous-rubriques suivantes :
1° Inventaire
Le matériel acquis dans le cadre du partenariat et des Projets dEtablissement doit figurer dans les livres comptables.
Annotation : en ce qui concerne le parc, on peut préciser : Limmatriculation, la marque, le type de véhicule et le bénéficiaire
2° Livres comptables ou auxiliaires se rapportant à la rubrique. : Recensement de tout le matériel
Section VII. Comptabilité - matières
Annotation : mettre en annexe les inventaires faits concernant le matériel, le mobilier et les fournitures de bureau, les stocks de produits
1° Livre journal
2° Compte de gestion
3° Inventaire exhaustif du matériel existant, prêté ou emprunté avec mention de son état.
Etc.
Note : mentionner les différences entre existants comptables et existants physiques. »
Annotation : Ces inventaires doivent prendre en compte dans les établissements tout le matériel en service sans oublier au plan immobilier les salles de classe, les salles spécialisées de même que les blocs administratifs comme les logements administratifs (occupants, équipement et, autres accessoires)
DOCUMENTS ANNEXES
Les agents entrant et sortant devront porter en annexe tous les tableaux. La liste exhaustive dépend des particularités de chaque service
Liste nominative du personnel administratif (annexe 1)
N°Prénom Nom Matricule de soldeGradegenreFonction Observations
Liste nominative du personnel enseignant (Annexe 2)
N°Prénom Nom Matricule de soldeGradeGenrediscipline ObservationsListe nominative du personnel dappoint (Annexe 3)
N°Prénom Nom Matricule de soldeGradeGenreFonction Observations
PAGE \* MERGEFORMAT 50
La boîte à outils du chef détablissement comporte les cinq domaines de gestion suivants :
DOMAINE 1 : Gestion administrative et des ressources humaines
DOMAINE 2 : Gestion pédagogique
DOMAINE 3 : Gestion matérielle et financière
DOMAINE 4 : Environnement scolaire, équité et genre
DOMAINE 5: Communication et partenariat
Dans ce domaine, le chef détablissement trouvera, dans le cadre de ses missions et prérogatives, des instruments relatifs à :
La prise de fonction ;
La gestion administrative ;
La gestion des personnels ;
La gestion des élèves ;
La gestion des relations entre acteurs internes et la hiérarchie ;
La prise de décision.