Td corrigé Mise en ?uvre du système de comptabilité de gestion - ipresences pdf

Mise en ?uvre du système de comptabilité de gestion - ipresences

Une gestion efficiente tient compte des contraintes économiques et juridiques ... La comptabilité générale est un outil d'information au service des dirigeants et des Tiers ..... les mouvements de stocks n'étant pas enregistrés en cours d' exercice ; ..... Présentez le tableau corrigé si nécessaire et justifier vos modifications.




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Système 3COH
Maintenance du système




Table des matières Page


Remarque préliminaire 5

Introduction 7
Gestion de l’environnement 8
Gestion des dossiers 8
Gestion des usagers 9
Mise à niveau de la base de données 13
Mise à niveau des programmes exécutables 14
Gestion des modules 15
Initialisation de la base de données 18
Importation des données 19
Correction après erreur 24
Reconstitution de la balance générale 24
Correction des journaux de stock 24
Recalcul des mouvements de stock 25
Reconstitution des écritures comptables 27
Reconstitution des a nouveau fournisseurs 30
Utilitaire ibCONSOLE (Borland) 32


Remarque préliminaire

L’expression « Maintenance du système » signifie la prise en charge et éventuellement la résolution de problèmes d’ordre technique par le personnel de l’établissement, notamment l’équipe informatique chargée du projet 3COH. Ces problèmes devraient être exceptionnels si le logiciel est utilisé dans le respect de ses procédures d’exploitation par un personnel dûment formé et qualifié.
Le logiciel 3COH renferme un ensemble d’outils logiciels regroupés dans un module unique (« UMS » pour « utilitaires de maintenance du système ») qui vont faciliter ce travail de maintenance. L’utilisation de certains de ces outils peut entraîner des changements irréversibles à la base de données.

Il est donc vivement recommandé

de ne pas rendre accessible le logiciel UMS aux utilisateurs
de prendre toutes les mesures pour sécuriser la base de données, notamment par la prise de copies de sécurité au moins quotidiennes
de veiller au bon respect des procédures d’exploitation du logiciel, notamment celles relatives au contrôle systématique des données saisies et de la cohérence des résultats
de s’abstenir d’exécuter une fonction dont on ne maîtrise pas le fonctionnement ou de l’exécuter sur une copie de la base de données
de contacter PRÉSENCES Int’l en cas de difficulté à résoudre les problèmes
de consulter régulièrement le forum ( HYPERLINK "http://www.3coh.net" www.3coh.net)
de ne JAMAIS manipuler les tables de la base de données de quelque façon que ce soit.

NOTA :La documentation 3COH étant constamment mise à jour, il est recommandé aux utilisateurs de consulter régulièrement le site  HYPERLINK "http://www.3coh.net" www.3coh.net et de télécharger les éventuelles mises à jour.
1. Introduction

Le logiciel 3COH est fourni avec un ensemble de fonctions utilitaires regroupées dans un module spécifique appelé UMS (exécutable _3COH_UMS.EXE) pour « Utilitaires de maintenance du système ».
Cet outil, mis à la disposition de l’équipe de projet 3COH, n’est pas accessible aux usagers « ordinaires » du système. Compte tenu de ses fonctions spécifiques, il doit être rangé dans un espace sécurisé inaccessible à ces derniers.
UMS renferme fondamentalement trois (3) types de fonctions

Gestion de l’environnement de 3COH
Usagers et droits d’accès
Mise à niveau de la base de données
…
Importation des données à partir de feuilles EXCEL
Correction d’erreurs

Le menu principal de UMS se présente comme suit :


Gestion de l’environnement

Gestion des dossiers
3COH est un logiciel multi-dossiers, c’est-à-dire qu’il permet d’assurer la gestion des données de plusieurs établissements sur le même équipement. Les données d’un établissement constituent un « dossier ». La gestion de ces dossiers est assurée au moyen de l’option « Dossiers » de UMS. L’activation de cette option affiche la fenêtre suivante qui donne la liste des dossiers déjà définis :



Un dossier est défini au moyen des attributs suivants :

Son numéro
Sa désignation
L’emplacement, sous forme d’un chemin d’accès, où est stockée sa base de données

Dans l’exemple ci-dessus, le dossier qui porte le numéro 21 correspond à l’établissement EPH Oued Rhiou dont la base de données est rangée dans C:\3coh\3cohdata\eph_oued_rhiou\_3cohBD.GDB.

Rappelons que le nom standard des bases de données gérées par 3COH est _3COHBD.GDB et que celles-ci sont rangées dans le répertoire x\3coh\3cohData (x étant le répertoire où vous avez installé le logiciel). Vous n’êtes cependant pas tenus d’utiliser ce nom.
3COH
3COHDATA
Base de données 1
Base de données 2
…
Base de données n

Le menu du bas de la fenêtre  permet de modifier le dossier courant (changer le chemin de la base de données ou la désignation du dossier) ou de créer un nouveau dossier.

Dans la majorité des cas, les établissements installent un dossier unique. On peut cependant imaginer qu’une DSP, par exemple, créera autant de dossiers que d’établissements dans la wilaya.

Gestion des usagers

Un usager est une personne ou un groupe de personnes dûment autorisé à utiliser le système 3COH. La fonction « Usagers » permet d’assurer la gestion du fichier de ces usagers.
L’option « Usagers » propose le menu suivant : 

Usagers

Un usager est caractérisé par

son numéro unique (p. ex. 98)
son nom (p. ex. ‘MALIKO’)
son mot de passe (p. ex. ‘LUCIE’) sur 12 positions alphanumériques maximum
le répertoire où est rangée l’application 3COH qu’il utiliser (en général, C:\3COH\3COHEXE)
le numéro du dernier dossier qu’il a exploité

Les champs ‘GRH’ et ‘Structure’ ne sont pas exploités dans la version actuelle de 3COH. Le champ ‘Structure’ ne doit cependant pas être vide.


Par ailleurs, un usager est caractérisé par son horaire d’utilisation de 3COH : en dehors de cet horaire, cet usager ne pourra accéder au logiciel.


Dans l’exemple ci-dessus, l’usager a accès au logiciel tous les jours de la semaine pendant 24 heures (de 00h:01mn à 23h:59mn). Pour modifier l’horaire de l’usager courant, il suffit de cliquer sur le bouton  qui propose alors la fenêtre de saisie suivante :



Positionnez le curseur sur le ligne à modifier, sélectionnez le jour, l’heure d’entrée et l’heure de sortie, puis cliquez sur le bouton de validation.
Les options du menu  permettent respectivement de supprimer l’usager courant, de créer un nouvel usager ou de modifier les attributs de l’usager courant.

Gestion des droits d’accès

Cette option permet de définir et/ou de modifier les privilèges d’accès accordés à un usager. En effet, un usager n’a pas nécessairement accès à toutes les ressources gérées par le logiciel. L’administrateur du système peut choisir

Le ou les dossiers auxquels peut accéder l’usager
Le ou les (ou tous) modules que cet usager peut exécuter. Tel usager pourra par exemple accéder au module ACHATS, mais pas au module BUDGET pour un dossier spécifique. Tel autre usager pourra accéder à l’ensemble des modules pour un dossier, mais sans aucune possibilité de saisie de données.
Le numéro de profil de cet usager. Les profils sont définis dans le module PARAMÈTRES du système 3COH (voir le MANUEL DE L’USAGER pour plus de détails sur la notion de profil d’usager).



Dans l’exemple ci-dessus, nous notons que l’usager ‘1COH’ (numéro 1) a accès à 3 dossiers (HOPITAL STANDARD, CHU Bel Abbès et EPHAin Sefra). Pour le dosser HOPITAL STRANDARD, il a accès à tous les modules à l’exception du module SYSTEME. Les accès aux données sont définis dans le profil de code 98 (voir module PARAMÈTRES).

L’accès SYSTEME permet à l’usager d’exécuter les fonctions du module PARAMETRES.
Le mode d’accès le moins permissif est le mode « Consultation ». Il interdit à son usager toute forme de modification des données ; les opérations de « Saisie », « Mise à jour » et « Suppression » ne sont pas autorisées. A l’autre extrême, le mode SYSTEME autorise tous les accès. Un usager peur avoir l’accès en mode « Validation » ; cela signifie qu’il peut valider les saisies effectuées par un autre usager qui dispose du mode « Saisie », mais qu’il ne peut effectuer aucune saisie lui-même.

Pour attribuer ou modifier les droits d’accès d’un usager, il faut sélectionner le dossier, puis garnir les différents attributs relatifs à ces droits au moyen des boutons .
Journal

Cette option permet d’obtenir la liste des transactions saisies par un usager, dans un dossier donné, pour un type de journal spécifique, pour une période donnée. Par exemple, la sélection suivante



Liste, pour le dossier ’29 EPH Algérie’, toutes les transactions de stocks saisies par l’usager MALIKO (nom de l’usager) pendant la période courant du 01/01/2011 au 31/12/2013.

Mise à niveau de la base de données

De temps à autre, PRÉSENCES introduit de nouvelles fonctionnalités dans le système qui peuvent nécessiter une « mise à niveau » de la base de données. Lors du chargement de nouveaux exécutables, si une mise à niveau est nécessaire, le logiciel le signale automatiquement lors de l’exécution d’un module affecté par les nouvelles fonctionnalités.


Le message ci-dessus signifie qu’il faut exécuter la fonction « MISE A NIVEAU » et choisir l’option « PROFIL USAGER – SOUS/FAMILLES) ; c’est-à-dire qu’il faut alors exécuter UMS | Tables système | Mise à niveau de la base de données et exécuter l’option correspondant au message (‘PROFIL USAGER – SOUS/FAMILLES’ dans l’exemple ci-dessus).



Mise à niveau des exécutables (nouvelles versions de 3COH)

De temps à autre, de nouvelles versions du logiciel 3COH sont disponibles via le site  HYPERLINK "http://www.3coh.net" www.3coh.net d’où les usagers dûment enregistrés peuvent les télécharger (section « TÉLÉCHARGEMENT »). Il faut alors remplacer les anciennes versions par les nouvelles.
La procédure est très simple ; l’administrateur 3COH dans l’établissement doit
Effectuer une copie de sécurité des anciens exécutables
Décompresser les nouveaux exécutables dans le répertoire X:\3COH\3COHEXE  (X est le répertoire où est installé le logiciel 3COH)
Effectuer une mise à niveau de la base de données, si cela était nécessaire (indiqué dans le texte accompagnant les exécutables). Si l’établissement a créé plusieurs dossiers, il faut mettre à niveau les bases de données correspondantes.



Gestion des modules

La version actuelle du système 3COH est composée d’une trentaine de modules. D’autres pourront éventuellement y être ajoutés dans le futur. La fonction « Gestion des modules » permet d’activer ou de désactiver un ou plusieurs modules.



La fenêtre de l’option affiche à gauche tous les modules du système et, à droite, les modules effectivement disponibles dans le dossier sélectionné.




Activation de modules
Les boutons « Activer >> » et « Activer > » permettent respectivement d’activer tous les modules ou un seul module dans le dossier sélectionné en haut de la fenêtre.

Supposons que l’on veut activer le (nouveau) module « Activités médicales et paramédicales » (no 18). Il suffit de positionner le curseur sur ce module


et de cliquer sur le bouton 

La liste des modules disponibles devient :



Désactivation de modules

Pour désactiver un module, il suffit de positionner le curseur sur la ligne correspondant à ce module dans la section de droite, puis d’enfoncer la touche (ou ).
Le module est alors retiré de la liste.
Exemple : On positionne le curseur sur la ligne ’18 Activités médicales et paramédicales ‘ et on enfonce la touche
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