Td corrigé Corrigé et Barème sujet d'entraînement E5 BTS AM pdf

Corrigé et Barème sujet d'entraînement E5 BTS AM

Sujet d'entraînement épreuve E5 BTS AM - Le cas CIMN. Proposition de corrigé. Première partie : Réalisation d'un diagnostic et proposition de solution(s) .... perte de temps pour rechercher un document car il n'existe pas de plan de classement ... le stockage actuel des documents représente un frein technologique à la ...




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Sujet d’entraînement épreuve E5 BTS AM - Le cas CIMN
Proposition de corrigé
Première partie : Réalisation d’un diagnostic et proposition de solution(s)

Ce que le sujet donne au candidatCe qu’attend le correcteurProblème soulevé
Causes du dysfonctionnement

Annexes
Organigramme
Acteurs de la conduite des projets
Phases d’un projet
Processus de gestion des documents relatifs aux projets
Arborescence actuelle
Témoignages des acteurs intervenant dans la gestion des projets
Informations statistiques sur la gestion des documents
Recommandations pour le nommage des documents Rapport :

Analyse de la situation :
Difficulté d’accessibilité aux documents (en interne et en externe)
Procédures mal suivies
Identification du problème et incidences financières et organisationnelles

Objectifs :
Faciliter l’accès aux documents et leur circulation
Gain de temps
Sécurisation des données et des transmissions

Contraintes :
Contraintes managériales (consignes du manager pour la mise en place d'une gestion documentaire)
Contraintes temporelles : la solution doit permettre aux collaborateurs d'être réactifs dans la gestion des projets
Contraintes financières : réduction des coûts
Contraintes techniques : rendre accessible les informations produites pour un projet aux partenaires extérieurs tout en assurant la confidentialité de certaines informations, La prise en compte des règles de sécurité et de leurs enjeux

Causes du dysfonctionnement et conséquences
Ishikawa ou tout autre outil pertinent
Calcul de coûts

Propositions de solutions :
La mise en place d'un système de GED
La mise en place d'un processus permettant de définir la circulation et la traçabilité des documents tout en déterminant les destinataires
L’application des règles de circulation
L'ouverture du portail Corail aux partenaires extérieurs de manière sécurisée
La définition d'une règle de nommage des documents de l'entité avec la mise en place d'une arborescence commune
La définition d’un plan d’action pour les solutions proposées (étapes, coûts, délais,…)
 Deuxième partie : Organisation et suivi de la décision
Ce que le sujet donne au candidatCe qu’attend le correcteurLes documents créés selon les différentes phases d’un projet
La procédure de gestion de la documentation actuelle
Le processus de gestion des documents relatifs aux projets Construction d’une arborescence commune sur l’espace collaboratif
Présentation de la règle d’identification des documents
Schéma de processus 1 a – Arborescence de l’espace collaboratif
 SHAPE \* MERGEFORMAT 
1.b - Règle de nommage des fichiers
Il s’agit de construire un système de codification juxtaposée :

1) Coder numériquement les 4 régions :
Nord Pas de CalaisPicardieBasse NormandieHaute Normandie1234
2) Établir un répertoire regroupant l’ensemble des documents utilisés dans la cadre de la gestion d’un projet et indiquant les mnémoniques correspondantes :
Type du documentMnémonique à utiliserNote de cadrageNCACahier des chargesCCHOrganigramme du projetORG……
3) Coder les projets
On peut imaginer un système basé sur la lettre « P » et un numéro d’ordre croissant :
Intitulé du projetCode…P016Plateforme de MarquionP017LGV PicardieP018…P019
4) Codification des émetteurs
NomMnémoniqueRémy KusmerKSR……Faïcel HamaniHMNSébastien VantourVTRLouis VanvoordeVVDJean Luc ValmainVLNCamille GaliotGLT
5) Coder la confidentialité
Niveau de confidentialitéCodeDiffusion libre00Diffusion restreinte01Confidentiel02
6) La codification des phases d’un projet est donnée en annexe 3
InitialisationAvant projetPhase PRORéalisationDINAVPPROREA
7) La codification des versions est donnée en annexe 8.

8) Proposition de code juxtaposé, les codifications étant proposées du plus général au plus particulier, sur 18 positions pour un nom de document quelconque :
Région
(1)Projet
(4)Phase
(3)Émetteur
(3)Confidentialité
(2)Type de document (3)Version
(2)1P017DINKSR01NCA01 2 – Représentation du processus de gestion des documents
Commanditaire
Responsable affaire
Chef de projetDirecteur OpérationDirecteur ÉquipementDirecteur SécuritéResponsable de projets
































ACCEPTER TOUT SCHÉMA IMAGÉ PERMETTANT DE VISUALISER UN PROCESSUS INTÉGRANT L’ESPACE COLLABORATIF

Barème
1ère partie : Le diagnostic opérationnel
QCritères d’évaluation1La prise en compte du contexte organisationnel et managérial proposé, du système d'information et des objectifs
repérage des éléments essentiels du contexte :
stratégie : programme PERFORGA (mise en commun, simplification et accessibilité du système documentaire, uniformisation des documents)
management : mise en commun des documents pour le suivi des projets, pour le partage des expériences, pour la prise de décisions.
analyse du système d’information : identification des acteurs et des flux d'informations circulant entre eux
identification des acteurs (multiplicité des acteurs), des enjeux (augmentation du coût, perte de temps dans la réalisation d'un projet)Total/41La justesse et la précision du diagnostic
la procédure actuelle ne permet pas de transmettre de manière efficace les documents de suivi d'un projet
perte de temps pour rechercher un document car il n'existe pas de plan de classement
manque de rigueur et de compétences de la part des collaborateurs
le stockage actuel des documents représente un frein technologique à la mise en place de processus rigoureux et automatisés. Total/41Le respect des contraintes :
contraintes managériales (consignes du manager pour la mise en place d'une gestion documentaire)
contraintes temporelles : la solution doit permettre aux collaborateurs d'être réactifs dans la gestion des projets
contraintes financières : réduction des coûts
contraintes techniques : rendre accessible les informations produites pour un projet aux partenaires extérieurs tout en assurant la confidentialité de certaines informations, La prise en compte des règles de sécurité et de leurs enjeuxTotal/41La pertinence des moyens sollicités, l'efficacité de leur mise en œuvre : évaluation de l’adéquation entre le contexte et les outils
Un Ishikawa (connaître les causes du dysfonctionnement) ou autre outil pertinent
Un tableau pour chiffrer le coût des dysfonctionnements
Un tableau pour connaître la progression du nombre de documents par phase
Total/121La pertinence des solutions proposées et de leur évaluation, au regard du contexte et des objectifs
La mise en place d'un système de GED
La mise en place d'un processus permettant de définir la circulation et la traçabilité des documents tout en déterminant les destinataires
L’application des règles de circulation (confidentialité, fiabilité)
L’ouverture du portail Corail aux partenaires extérieurs de manière sécurisée est envisageable
La définition d'une règle de nommage des documents de l'entité avec la mise en place d'une arborescence commune
La définition d’un plan d’action pour les solutions proposées (étapes, coûts, délais,…)Total /101La qualité de l'étude produite
rédaction
orthographe
mise en valeur de l'information
/2
/2
/2Total /6Total de la 1ère partie /40 2ème partie : Organisation et suivi de la décision2.1Arborescence commune sur le portail CorailLa pertinence de l’analyse des procédures et des usages
Nécessité d'une organisation rationnelle (coordination de partenaires internes et externes éloignés) : harmonisation des méthodes, facilité de classement, efficacité des recherches, utilisation de l'espace collaboratif.
Prise en compte des contraintes et des ressources :
Respect de l’ordre ou hiérarchie des subdivisions (voir annexe 3 : les phases d’un projet)
Exhaustivité des documents cités devant être mis sur la plateforme

Qualité de l'étude produite :
Intitulé et légende
Projet\projetn11,2,n\phase\dossiers (par type de documents).
Présentation soignée, sous forme d’arborescence, niveaux bien identifiés.
Total/122.2Règle de nommage des documents de l'entitéPrise en compte des contraintes (en particulier celles énoncées dans l’annexe 8) :
- codification juxtaposée,
- éléments d’identification (région, projet, phase du projet, émetteur, type de document, niveau de confidentialité, version),
Pertinence de la conception des méthodes et des procédures de classement et d’archivage :
pertinence de la règle de nommage qui doit permettre d’atteindre les objectifs fixés dans l’annexe 8 (partager aisément les documents, identifier précisément chaque document, maîtriser l’homogénéité et la diffusion, faciliter les recherches).
Codes ordonnés de façon logique
choix des mnémoniques et des codes numériques)
L’explication des procédures
Clarté de la composition du code (explication des différents éléments qui le composent)
Présence d’un exemple
Qualité de l'étude produite : présentation soignée, claire (fond et forme) et ordonnée.
Total/122.3Processus de gestion des documents relatifs aux projetsIdentification pertinente des acteurs :.
Prise en compte des contraintes et des ressources :
schéma imagé,
présence des étapes demandées,
respect de la chronologie,
respect des règles de circulation des documents
présence de l'espace collaboratif.
Pertinence de l’analyse des procédures
prise en compte de l’impact sur la procédure existante d’un espace de travail collaboratif
Qualité de l'étude produite :
Intitulé du schéma
Clarté de la représentation de la procédure: visualisation claire et sans ambiguïté (choix des symboles, numérotation des différentes étapes, représentation de la circulation des documents, explications concises éventuelles).
Total /16Total de la 2ème partie/40TOTAL GENERAL/80











 PAGE \* MERGEFORMAT 4












Dossier bilan


Id.






















Tableau indicateur de qualité

Notes d’exigences nouvelles

Tableau de suivi de risques

Journal de bord

Compte rendu réunion

Bilan intermédiaire

Dossier N

Dossier 2

Dossier 1

Note d’affectation

Note de lancement

Fiche d’identification

Étude de faisabilité

Planning

Budget prévisionnel

Plan qualité du projet

Organigramme

Cahier des charges

Note de cadrage

REA

PRO

AVP

DIN

Projet N

Projet 2

Projet 1

DP

BP

PQP

Fiche
affaire

8

Consultation documents provisoires

6

7

Espace collaboratif

Fiche
affaire

Comptes rendus réunions



Espace collaboratif

5


4

Dépôt

Note de cadrage
Cahier des charges

Espace collaboratif

3

Espace collaboratif

Fiche
affaire

2

1

OP

Ouverture dossier projet

Courriel

Dépôt

Documents provisoires

Dépôt

Courriel avec lien pour consultation sur espace collaboratif

Dépôt

Procès verbal de livraison



Projet


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